Administração Financeira: conceitos essenciais para aplicar em sua empresa

Para que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, alcance o sucesso desejado, ela deve contar com um serviço ou produto de qualidade, mas também com uma Administração Financeira profissional e eficiente.

Sem ter as finanças organizadas, um negócio dificilmente conseguirá prosperar. É preciso que o empresário tenha um planejamento e um gerenciamento dos gastos e também da receita. Somente assim ele terá o controle da saída e da entrada de dinheiro e conseguirá se organizar e crescer a partir desses cenários.

Entenda como se dá a administração financeira e orçamentária, como ela deve ser organizada, seus principais conceitos, suas vantagens e de que forma ela pode fazer sua empresa decolar com toda segurança necessária.

O que é administração financeira?

Trata-se de uma atividade fundamental, já que cuida das finanças de um negócio. Ela é responsável por organizar, planejar e controlar o uso dos recursos sempre com a meta de garantir o melhor desempenho e o melhor resultado para o negócio.

A Administração Financeira permitirá que as empresas passem a ter:

Controle dos recursos: É preciso ter sempre em mente que não se deve gastar mais do que se tem, ou seja, a receita da empresa deve ser sempre maior que as despesas.

Planejamento: A partir de informações corretas sobre as finanças de uma empresa é possível planejar e tomar decisões acertadas e seguras sobre o futuro da mesma, sem grandes riscos e surpresas desagradáveis.

Investimento: Com as contas controladas e com informações detalhadas sobre a saúde financeira do negócio, o empresário pode crescer a partir de novos investimentos bem estudados e planejados.

Avaliação dos resultados: Diante do uso planejado dos recursos, a Administração Financeira também avalia os resultados, seja da gestão eficiente dos recursos ou de um investimento realizado.

sistema de gestão financeira

Como fazer a administração financeira da sua empresa

Independente do porte do seu negócio, ele precisa ter uma área financeira definida e trabalhando de maneira integrada com os demais setores.

A Administração Financeira de uma empresa, ainda que seja pequena, não deve ser feita pelo próprio empreendedor. O ideal é que exista pelo menos um profissional devidamente capacitado para cuidar desse setor, que demanda uma série de tarefas que precisam ser executadas com a devida atenção.

Se você optar por terceirizar a administração financeira e orçamentária, uma vez que sua empresa é pequena e no momento não é possível estruturar um departamento completo, a primeira coisa a se fazer é contratar alguém que cuide da tesouraria. Somente dessa forma será possível ter um fluxo de caixa controlado. .

A partir desse passo é que se pode avançar e então contratar um escritório de contabilidade, por exemplo.

Vale destacar aqui que, para que se tenha um serviço eficiente e de qualidade, seja ele próprio ou terceirizado, a Administração Financeira de uma empresa deve contar um profissional ou uma equipe que cuide das seguintes atividades:

  • Tesouraria;
  • Contas a pagar e a receber;
  • Contabilidade;
  • Gestão de riscos;
  • Gestão de impostos;
  • Planejamento financeiro;
  • Relação com investidores;
  • Caixa.

Além de mão de obra especializada, é importante que a Administração Financeira conte também com soluções tecnológicas especializadas, ou seja, programas, software e outras ferramentas capazes de colaborar no desenvolvimento de tarefas que podem ser realizadas de maneira automatizada, ou seja, de maneira mais rápida, de forma que sobre tempo para outras atribuições mais importantes.

Outras estratégias e ferramentas devem integrar também a Administração Financeira, veja algumas delas.

Centro de custo

O Centro de Custo nada mais é que uma divisão interna da empresa em relação a receitas e despesas, ou seja, todos os setores são trabalhados de forma independente em relação às finanças. A partir disso é possível ter mais clareza em relação aos gastos e ganhos de cada área, ou, no caso de empresas maiores, cada filial, por exemplo.

Esse panorama será importante para a tomada de decisões em relação a investimentos ou, eventualmente, cortes.

Plano de Contas Gerencial para a administração financeira

Ao adotar um Plano de Contas Gerencial, a empresa, além de organizar seus dados financeiros, também tem condições de otimizar a pesquisa desses dados, já que sua apresentação se dá de maneira mais simples, objetiva e não com um padrão fiscal, como acontece com o Plano Contábil.

Com esse relatório em mãos, que é mais variável e personalizado, é possível avaliá-lo periodicamente e assim evitar erros e atrasos em relação às finanças do seu negócio.

Controle Orçamentário

O controle orçamentário, como o próprio nome já diz, permitirá ao empresário controlar os gastos de acordo com a receita. A partir dele serão definidas previsões e metas de todas as operações financeiras que geram resultados operacionais, ou seja, lucro e prejuízo.

Ele dará um respaldo concreto e mais seguro dos passos que seu negócio dará a curto, médio e longo prazo.

Conceitos essenciais de administração financeira

Conheça e entenda um pouco mais sobre os conceitos essenciais para a realização de uma Administração Financeira profissional e eficiente:

administração financeira

Controle de estoque e administração financeira

Ter um estoque organizado, devidamente controlado, onde se sabe exatamente quais mercadorias entraram e saíram ao longo do dia, da semana e do mês é fator fundamental para que se tenha eficiência nas vendas e se evite prejuízo, seja por excesso ou falta de produtos.

O objetivo do controle de estoque e, consequentemente da administração financeira do estoque, é informar, de forma objetiva, clara e precisa, as quantidades de cada item existente. Quando esse processo é realizado de forma eficaz e profissional, não haverá dúvidas ou enganos que podem causar prejuízos, como situações em que quantidades reais de um determinado item não batem com aquilo registrado no sistema.

Para isso, acompanhe algumas dicas importantes de como melhorar a gestão de estoque.

Conciliação bancária

Outra ferramenta importante da Administração Financeira é a conciliação bancária. A prática nada mais é que a comparação ou conferência dos extratos bancários com o Controle Financeiro particular da empresa.

O objetivo é confirmar se os pagamentos, lançamentos, saques e entradas estão corretos nos dois relatórios, se houve algum tipo de erro ou fraude e ainda fazer uma análise do fluxo de caixa, além de utilizar a informação correta e atualizada sobre o saldo para tomada de decisões.

Definição de custos e preços para uma melhor administração financeira

Entender a diferença entre preço e custo é outro processo fundamental para a saúde financeira de uma empresa. É comum encontrar empresários com dificuldades em estabelecer um preço de venda, que está diretamente relacionado com a análise do custo de sua empresa para fabricação daquele item ou prestação daquele serviço e não com o valor cobrado pelos concorrentes no mercado, por exemplo.

O custo se refere a quantia gasta em todo o processo de fabricação e comercialização do produto que está sendo vendido ou na prestação daquele serviço, incluindo a mão de obra e matéria prima. Já o preço se refere a quanto aquele produto ou serviço vale em termos monetários.

Controle sobre o lucro

O controle sobre o lucro aponta exatamente quando a empresa está lucrando de fato com a sua atividade e não apenas o valor da receita que se tem para trabalhar.

Com esse sistema é possível ter maior segurança para desenvolver o negócio e total domínio sobre os seus rendimentos, além de contar com mais elementos para estabelecer metas palpáveis para possíveis investimentos sem riscos.

Destinação do lucro líquido

Ainda sobre lucro, é importante que o empresário entenda o que é lucro líquido e como ele integra também a Administração Financeira.

Lucro líquido é resultado da diferença entre a receita total e o custo total. De modo geral, trata-se do ganho que se obtém depois de realizar todos os descontos obrigatórios de uma empresa, como impostos e outras taxas, ou seja, uma quantia limpa que é devida à empresa.

A Administração Financeira ajudará o empresário a identificar esse valor exato e a dar uma destinação eficiente para esse recurso de modo que a empresa se mantenha financeiramente saudável.

Vantagens de uma administração financeira e orçamentária eficiente

Já sabemos que adotar uma Administração Financeira é vital para qualquer negócio, já que somente ela garantirá, de maneira profissional, que as contas da sua empresa estejam organizadas e em dia, o que permitirá o crescimento do seu negócio no mercado.

Além de manter sua empresa competitiva e possibilitar uso inteligente de recursos, veja outras vantagens em contar com Administração Financeira.

Maior segurança financeira

Ao abrir uma empresa, ainda que de pequeno porte, é preciso ir além da ideia inicial de que o segredo do sucesso está apenas na qualidade do produto ou serviço que será oferecido.

É imprescindível lidar com as burocracias, entre elas contratar funcionários, montar orçamento, planejar pagamentos e organizar as finanças.

Quando se conta com uma equipe ou profissional capacitado para cuidar dessas funções, a empresa conquista segurança financeira e, consequentemente, maior autonomia e condições para crescer no mercado.

Com a Administração Financeira e o uso profissional dos recursos se evita prejuízos, atrasos em pagamentos, endividamentos e até a falência de um negócio.

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Economia

Em tempos de crise financeira, economizar se torna uma necessidade e saber exatamente como fazer isso é mais uma vantagem de se contar com planejamento financeiro.

Com todos os gastos e entradas devidamente organizados e apresentados com clareza para o empreendedor, torna-se mais fácil saber como estão as finanças de modo geral e também de cada setor, sendo mais fácil assim encontrar possíveis cortes e reduções que gerem economia para a empresa.

A administração financeira do estoque também garante economia, já que por meio dela é possível coordenar melhor as compras acompanhando as movimentações de dinheiro.

Acompanhamento do negócio

Com dados detalhados e precisos é possível acompanhar de maneira muito exata como andam as finanças de uma negócio. Sem informações claras, o empresário sofre com o risco de tomar decisões com base em uma imagem falsa ou equivocada sobre a saúde financeira da sua empresa.

É acompanhando os dados gerados a partir da Administração Financeira que o empreendedor saberá exatamente onde seu negócio vai bem e onde é preciso melhorar, onde é preciso investir e onde é preciso economizar.

Tomada de decisão

Antes de tomar uma decisão, seja contratando mais funcionários, lançando novos produtos e serviços ou mesmo o corte de alguém da equipe ou a retirada de um item do mercado, é fundamental analisar os dados de financeiro da empresa.

São eles que permitirão a tomada de decisões conscientes em qualquer negócio, seja ele grande ou pequeno.

Ser ousado no universo corporativo e comercial é importante, mas, mais do que isso, é preciso se basear em dados antes de qualquer mudança e somente a Administração Financeira é capaz de apresentá-los com clareza.

Praticidade

Grande parte dos empresários e novos empreendedores não dominam as questões burocráticas de um negócio, o que é absolutamente normal, já que o assunto muitas vezes não faz parte da sua área de atuação.

Nesses casos é preciso contar com um profissional ou uma equipe especializada para organizar relatórios gerenciais, fazer balanço contábil, declarar impostos, coordenar pagamentos e outras atribuições previstas na Administração Financeira.

Repassar essas atividades para quem realmente entende garantirá mais praticidade para o empresário, que poderá se dedicar a outras atividades também importantes para o crescimento e desenvolvimento da empresa.

Riscos de uma má administração financeira

A má Administração Financeira e Orçamentária de uma empresa pode contribuir de maneira muito significativa para o seu fechamento. Veja os riscos que seu negócio corre sem a devida gestão das finanças.

  • Ausência de informações precisas sobre dados como saldo de caixa, valor de estoque de mercadorias, contas a receber e contas a pagar, valor dos custos fixos, entre outro;
  • Erro ao calcular corretamente o preço de venda, uma vez que os valores de sua composição são estão claros e muitas vezes nem são conhecidos por parte do empresário;
  • Não conhecer corretamente o volume e a origem dos recebimentos, assim como os pagamentos realizados, porque não é elaborado o fluxo de caixa;
  • Desconhecer o valor patrimonial da empresa;
  • Desconhecer o valor retirado pelos sócios, uma vez que o mesmo não é estabelecido para todos;
  • Problemas na administração do capital de giro da empresa;
  • Ausência de análise e planejamento financeiro da empresa para a tomada de decisões importantes.

Como fazer um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é composto por um conjunto de ações, ferramentas e controles que juntos permitem que se organize e gerencie os recursos financeiros de uma empresa a ponto de gerar melhores resultados.

Para que se estabeleça um planejamento eficiente, é preciso que se conte alguns fatores. Saiba quais são eles, bem como algumas dicas importantes para a sua elaboração.

Levantamento da situação atual

É importante saber qual é a situação atual das suas finanças antes de partir para um planejamento detalhado.

A equipe deve levantar dados do mercado, dados da própria operação da empresa, pontos positivos e negativos, dívidas existentes, entre outras informações.

A partir delas é que se começa a planejar o futuro da empresa a fim de que ela renda bons resultados e cresça de fato.

Definição das metas da admninistração financeira

Com o diagnóstico de como sua empresa está hoje é possível planejar como ela estará a curto, médio e longo prazo.

Um planejamento financeiro bem elaborado definirá onde o seu negócio chegará levando em conta recursos, despesas, novos investimentos e o lucro desejado.

Criação de um plano de ação para a administração financeira

As metas definidas devem constar em um plano de ação, uma vez que ele garantirá a execução das mesmas.

O plano terá detalhado cada movimento da empresa de forma que os objetivos estratégicos sejam alcançados. É importante definir um cronograma e a divisão de tarefas prevista, bem como os responsáveis por cada ação planejada.

Previsão de cenários alternativos

O planejamento que será criado pelo setor de Administração Financeira deverá levar em conta também outros cenários possíveis, além daquele já definido pela empresa.

É importante simular novas situações que podem surgir em função de fatores como a realidade econômica do país. Cenários pessimistas precisam ser trabalhados também de modo que a empresa tenha saídas para enfrentá-los sem grandes riscos.

Administração financeira para empresas

Entre as ferramentas fundamentais da Administração Financeira está a elaboração da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que é um relatório contábil responsável por apresentar se as operações de uma empresa estão gerando lucro ou prejuízo dentro de um determinado período de tempo previamente estipulado.

A apresentação da DRE anual é obrigatória para todas as empresas, sendo dispensada apenas para as Micro Empreendedores Individuais (MEI). O documento deve ser assinado por um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade.

A demonstração de resultados é importante para análise do desenvolvimento do seu negócio, além de ser fundamental para a solicitação de empréstimos, por exemplo, uma vez bancos e instituições financeiras podem solicitar o documento para saber como anda a saúde financeira da empresa.

Fluxo de Caixa na administração financeira

O Fluxo de Caixa é outra ferramenta que merece destaque, já que seu objetivo, segundo o Sebrae, é “apurar e projetar o saldo disponível para que exista sempre capital de giro acessível tanto para o custeio da operação da empresa (folha de pagamento, impostos, fornecedores, entre outros) quanto para o investimentos em melhorias (reforma da fachada ou compra de equipamentos, por exemplo)”.

Melhores ferramentas para uma boa administração financeira

Para potencializar o trabalho de Administração Financeira é imprescindível contar com as ferramentas adequadas, entre elas um sistema de gestão empresarial integrado e eficaz. Conheça algumas delas que podem fazer a diferença na sua empresa.

Gerenciador de notas fiscais

Com um sistema específico para emissão e controle de nota fiscal é possível reduzir erros de emissão, além de tornar o processo menos burocrático e lento.

O mercado conta com bons softwares para esse fim que podem, inclusive, ser integrados com outros sistemas da empresa.

Planilhas eletrônicas de administração financeira

As planilhas eletrônicas são soluções simples para organizar a rotina financeira de uma empresa, incluindo o controle de contas a pagar e receber, o acompanhamento de indicadores, o gerenciamento do Fluxo de Caixa e ainda a análise de resultado.

Sistema de Gestão Integrado

Ter um sistema de gestão integrado, conhecido como ERP, é um diferencial, já que trata-se da ferramenta de Gestão Financeira mais completa que existe.

Ela permite integrar ações que vão desde o registro da venda até a geração de relatórios sobre o Fluxo de Caixa, ou seja, atende todo o ciclo financeiro.

Em alguns casos é possível contar com uma ERP que vai além do Departamento Financeiro, sendo possível integrar as demais áreas da empresa, permitindo um gerenciamento ainda mais completo.

Sistema de pagamento

Gerenciar os recebimentos também é fundamental, especialmente quando sua empresa recebe pagamento de diferentes formas, como depósitos, boletos, cartões de crédito, cheques dentre outras.

Para organizar esses dados, existem softwares específicos que garantem o registro dos pagamentos de maneira automatizada com bancos e administradoras de cartão.

O gerenciamento pode ser realizado via online, inclusive essa é uma comodidade que tem feito com que as empresas se interessem cada vez mais.

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