Como um sistema de gestão pode ajudar com as obrigações fiscais da sua loja

Você, com certeza, já enfrentou ou ainda enfrenta dificuldades para entender o que são as obrigações fiscais e tributárias de uma empresa, como declarar o recolhimento de impostos ou ainda como realizar a formalização da empresa, entre outras obrigações que a sua empresa precisa cumprir para estar regularizada perante o Fisco. 

No entanto, fique tranquilo. O assunto exige atenção, mas há ferramentas para torná-lo mais amigável na prática.

Neste conteúdo, você vai ler sobre as principais obrigações existentes no Brasil e de que forma um sistema de gestão pode desempenhar um papel determinante para o controle contábil e o sucesso de sua empresa. 

Mais uma vez, é hora de arregaçar as mangas e trabalhar em cima desse importante tema. Vamos lá?

Mas afinal, o que são as obrigações fiscais de uma empresa?

No Brasil, desde o final da década de 1970, o leão passou a ter outro significado: símbolo da Receita Federal. 

Para muitas pessoas, especialmente para os empreendedores, as obrigações fiscais (ou tributárias) dão calafrios por todas as nuances existentes na legislação brasileira, e representam o rugido que ninguém quer ouvir.

Para desempenhar as atividades que você exerce no seu dia a dia, há uma série de obrigações tributárias que precisam ser respeitadas. 

Ou seja, de forma bastante resumida, essas obrigações dizem respeito ao pagamento de impostos, às regulamentações e às declarações, que viabilizam a execução de outros compromissos contábeis.

Com isso, você precisa saber que existem obrigatoriedades que são comuns para todos os estabelecimentos, mas há outras obrigações tributárias e fiscais que variam conforme o regime tributário no qual o seu negócio está inserido e o tipo de atividade exercida. 

Para não confundir: o que são as obrigações tributárias?

Origina-se da relação jurídica entre o contribuinte e o Fisco, ou seja, é quando há vínculo do credor e do devedor para o pagamento de tributos.

Dentro desse contexto existem algumas atividades, como apurar e mensurar o lucro tributável, preencher e pagar as guias, além de analisar e respeitar os prazos para o pagamento desses impostos.

E as obrigações contábeis?

Diz respeito a tudo o que envolve contabilidade – que, aliás, é obrigatória para as Pessoas Jurídicas. 

Para atender às exigências contábeis, é comum a busca pelos profissionais contadores, que auxiliam no levantamento de dados e na elaboração de diferentes relatórios. 

Entre os documentos, podemos citar, como exemplos, os documentos patrimoniais, a situação financeira e a garantia de que as atividades desempenhadas pela empresa estão em dia com a legislação brasileira.

Quais as principais obrigações fiscais no Brasil?

Toda vez que emite notas fiscais você, empreendedor, está em conformidade com uma grande obrigação tributária. 

Afinal, as empresas (de todos os portes) devem emitir nota fiscal quando comercializam produtos ou prestam serviços. 

Outra obrigação é o pagamento de impostos, sejam elas obrigações municipais, obrigações fiscais estaduais ou federais. No decorrer do texto, vamos apresentar os principais tributos que devem ser pagos pelas empresas.

Abaixo, conheça tais obrigações com mais detalhes.

Emitir nota fiscal

É um documento obrigatório, o qual faz parte do seu dia a dia, não é mesmo?

Como citado anteriormente, é obrigatório para toda empresa que comercializa produtos ou oferece serviços, ou seja, para Pessoas Jurídicas que contribuem com o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Desde 2006, o Brasil adotou a nota fiscal eletrônica, também conhecida pela sigla NF-e. 

A emissão das notas, aliás, serve para além de estar de acordo com o Fisco, é uma forma de acompanhar as entradas e saídas, conhecer o quanto foi pago de impostos e serve para que os seus clientes possam comprovar a aquisição de produtos ou serviços, útil para devoluções ou outros processos relacionados ao pós-venda, por exemplo.

A nota fiscal apresenta o CNPJ da empresa que emite, além de informações básicas como nome e endereço de quem emite esse documento. 

Outros dados podem estar presentes, como descrição dos bens e serviços, data e hora do que é declarado, dados do cliente e até mesmo detalhes do pagamento e da transportadora.

Atualmente há inúmeras ferramentas e serviços que facilitam a vida de quem deseja emitir notas fiscais, um item essencial para quem vende na internet e está acostumado a atuar nos principais marketplaces do mercado. 

Ao longo do conteúdo, você poderá entender os benefícios de um sistema de gestão – entre eles, o de facilitar o controle e a emissão das NF-e.

Uma diferenciação que existe é quando você atua como Microempreendedor Individual (MEI), no qual não há obrigação para emitir nota fiscal para Pessoas Físicas ou nas situações nas quais uma Pessoa Jurídica faz a emissão de uma nota fiscal de entrada.

A seguir, fique por dentro dos principais impostos e para que eles são destinados.

Pagamento de impostos é uma das obrigações fiscais

Na legislação brasileira há diferentes impostos que você precisará pagar ou não, dependendo do enquadramento tributário da sua empresa. Abaixo, estão citados os principais.

• COFINS, diz respeito à Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• CSLL, que é a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• DIRF, a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• IPI, o qual é o Imposto sobre Produtos Industrializados;
• IRPJ, Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas;
• ISS, o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
• PIS, o Programa de Integração Social.

Declarar o recolhimento de impostos

É uma obrigação acessória para o pagamento e existem com o intuito de facilitar a arrecadação e a fiscalização dos tributos. 

Conforme dito anteriormente, as declarações podem ser diferentes, conforme o enquadramento jurídico.

O MEI e as empresas do Simples Nacional utilizam o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para recolher os impostos, por exemplo, mas de formas diferentes. 

O microempreendedor individual possui um valor fixo por mês, enquanto que as empresas de Lucro Real e Lucro Presumido realizam o pagamento de tributos individualmente a cada mês.

Outras declarações são:

• DASN-SIMEI, a Declaração Anual do Simples Nacional para Microempreendedor Individual;
• Declaração de Inativa;
• DEFIS, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• DIRF, que é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF, diz respeito à Declaração de Débitos Tributários Federais;
• ECF, a Escrituração Contábil Fiscal;
• Escrituração Fiscal Digital (EFD) via Sped.

Formalização da empresa

Antes de identificar os requisitos para realizar o registro empresarial, o qual vai lhe permitir exercer atividades econômicas perante os órgãos do governo, como Receita Federal e a própria Prefeitura, você precisa decidir se deseja tornar-se MEI ou abrir uma microempresa. 

A partir disso, você precisa atender aos seguintes requisitos para formalizar a empresa.

Para ser MEI

O processo é todo feito online, sendo menos burocrático. Você precisa seguir alguns passos no site Empresas e Negócios do Governo Federal. 

Mas saiba, para tornar-se MEI, você precisa atender alguns critérios, como possuir uma renda bruta de até 81 mil reais por ano e não ter participação em empresas, como sócio ou titular, além de ter uma ocupação permitida como MEI.

Para abrir uma microempresa

Nesse caso, os procedimentos podem variar de acordo com as leis de cada estado. 

De qualquer forma, o que é comum para esse registro, é o de que você precisa possuir registro na Prefeitura (ou administração regional da cidade), no estado, além da Receita Federal e Previdência Social. 

Em relação à atividade desempenhada, você talvez também precise obter outros documentos, como registro junto à Entidade de Classe, junto à Secretaria de Meio-ambiente e a outros órgãos. Isso vai variar de acordo com o caso.

Demonstrações contábeis 

Você já deve ter lido uma dessas demonstrações em jornais impressos de grande circulação. 

São documentos elaborados pelas empresas no fim dos seus anos fiscais e disponibilizados para consulta de seus usuários. Nesses demonstrativos são apresentados o fluxo contábil e financeiro, que apresenta o desempenho da empresa em números.

Pela legislação, a divulgação é obrigatória quando são empresas de sociedade por ações. 

As demonstrações são publicadas para quem tiver interesse, entre acionistas e sócios. Além disso, são importantes documentos para os gestores, identificando o real desempenho da empresa dentro do período delimitado pelo recorte. 

As demonstrações contábeis são formadas por um conjunto de demonstrativos. São eles:

• Balanço patrimonial;
• DRE – Demonstração do resultado do exercício;
• Demonstração dos fluxos de caixa;
• DLPA – Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados (ou substituído pela demonstração das mutações do patrimônio líquido);
• Demonstração do valor adicionado;
• Notas explicativas, incluindo a descrição das práticas contábeis.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Em vigência desde 2015, após substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), é uma obrigação acessória imposta às Pessoas Jurídicas estabelecidas no Brasil.

Na Escrituração Contábil Fiscal deverão ser informadas todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Conforme informa o próprio Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), “são obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido”, exceto:

I – As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II – Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III – As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

As informações acima estão publicadas no site do Sped, da Receita Federal do Brasil. 

Quais erros você deve evitar na hora de executar suas obrigações fiscais?

Como você pôde ver, há uma vasta agenda de obrigações fiscais que precisa ser seguida à risca para o bom andamento das atividades, evitando problemas com o Fisco. 

Portanto, o primeiro cuidado que você precisa tomar é em relação aos profissionais que vão trabalhar ao seu lado para tratar especificamente desses assuntos.

Ou seja, forme uma equipe com um contador profissional e/ou um advogado tributarista para ajudá-lo com essas questões tão complexas. 

Além de todos os detalhes, cálculos e legislações que precisam ser levadas em conta por você, há também a necessidade de acompanhar a legislação fiscal e suas atualizações. 

Outro cuidado “óbvio” é a apuração correta de todos os impostos devidos e fazer o recolhimento destes. 

Além disso, você precisa armazenar com segurança todos esses documentos por, no mínimo, cinco anos (a partir da data de emissão) – essa obrigatoriedade consta na legislação fiscal, sob pena de multa em caso de descumprimento.

Por fim, é claro, é preciso emitir notas fiscais sem erros no que é informado, sob o risco de gerar muito mais problemas lá na frente. O erro na origem pode atrapalhar toda a operação, semelhante ao efeito dominó. 

Essa parametrização de dados é importante e é por isso que você precisa de um sistema de gestão. 

Como um sistema de gestão pode ajudar com as obrigações fiscais da sua loja?

Além do trabalho manual, hoje há soluções tecnológicas que facilitam a gestão, fazendo com que você e sua empresa ganhem tempo, segurança e economia. Há, por exemplo, as integrações contábeis que facilitam a troca e a visualização de informações entre a sua empresa e o seu contador.

No entanto, um sistema indispensável nos dias de hoje é o Sistema de Gestão Empresarial. Por meio dele você pode acelerar a emissão de notas fiscais através de processos automáticos, controlados e verificáveis. 

Com a configuração correta das informações, em uma única vez, o sistema dará conta do restante das emissões. Com menos intervenção humana, as chances de erros diminuem e você ganha agilidade.

O sistema também oferece ferramentas para controlar todas as despesas e o fluxo de caixa, além de permitir cálculos fiscais automatizados de alíquotas. 

Outro ponto positivo é a centralização dessas informações e o ganho de segurança e tempo. Você consegue gerar relatórios mais detalhados e mais precisos para controlar toda a sua operação.

Com os conhecimentos anteriores sobre legislação, a formação de equipe qualificada e atualizada a respeito da legislação fiscal, além do uso de ferramentas como um sistema de gestão, você terá muito mais tranquilidade ao lidar com as obrigações fiscais da sua loja.