Com a necessidade crescente de unificar diferentes operações de um negócio para obter os melhores resultados do mercado, soluções como um sistema multiloja se tornam atrativos para os empreendedores.
As oportunidades de expansão de uma empresa em seu segmento de atuação estão cada vez mais acessíveis, graças às facilidades da internet e às inovações de ferramentas de gestão.
No entanto, sem um correto monitoramento dessas atividades, os pontos de venda podem ficar comprometidos, prejudicando não apenas os retornos do empreendedor, como também a experiência do cliente.
Assim, se você está considerando aumentar sua empresa, precisa conhecer o sistema para multilojas, como ele funciona e quais os benefícios que pode trazer para as suas rotinas.
O que é um sistema Multiloja?
Um sistema multiloja envolve ferramentas e estratégias para gerenciar uma rede de comércios de maneira unificada e centralizada, mas sem comprometer os resultados individuais de cada unidade.
Nesse tipo de gestão, todas as decisões tomadas apresentam impactos nas demais redes, de modo que a administração deve estar devidamente alinhada com as necessidades de cada ponto de venda.
Na prática, todas as atividades de cada loja são monitoradas de forma única, geralmente por meio de um sistema de gestão personalizado. Além disso, muitos empreendedores podem optar por utilizar softwares multilojas, que são programas desenvolvidos especialmente para essa prática.
Contudo, mesmo sem uma plataforma especializada, é possível implementar esse sistema nos seus negócios.
Isso porque ele integra uma série de operações manuais e digitais, onde o software é apenas um dos componentes a serem desenvolvidos. Dessa forma, com esse conjunto de procedimentos e estratégias, é possível facilitar o gerenciamento das unidades que pertencem à mesma rede.
Como funciona o conceito de sistema multiloja?
O conceito do sistema é simples, uma vez que ele estabelece o gerenciamento de todas as unidades de maneira centralizada.
Isso significa que a maioria das operações necessárias dentro de um empreendimento se tornam globais, abrangendo toda a cadeia de empresas, afetando sua gestão de:
- pessoas;
- fluxo de caixa;
- controle de gastos;
- controle de estoque;
- campanhas e estratégias.
No momento em que o empreendedor opta por abrir uma nova filial do seu negócio, torna-se impraticável que ele esteja em ambas as unidades todos os momentos.
Ainda que exista a possibilidade de contratar um gestor de confiança para as novas redes, esse colaborador também deve estar alinhado ao plano de negócios definido inicialmente pela matriz. E é nesse momento em que o sistema para multiloja entra em ação.
Basicamente, o dono da empresa, e seus eventuais gestores auxiliares, realizam o controle de todas as lojas de forma unificada. Assim, ele poderá saber, por exemplo, quantos produtos existem em cada estoque ou qual o fluxo de caixa de cada unidade.
Essas informações, que, geralmente, só podem ser captadas atuando no negócio, passam a integrar um sistema de gerenciamento multicanais, que abrange todas as lojas.
Além disso, o sistema multiloja também permite que diversas operações independentes aconteçam de modo centralizado, como:
- emissão de notas fiscais em todos os canais;
- baixas no estoque;
- cadastro de novos produtos e clientes;
- disponibilidade de novos preços e mercadorias.
Ações que aconteceriam em cada unidade separadamente agora passam a ser feitas em um único sistema.
O que um sistema multiloja precisa ter para ser eficiente?
Um sistema que conecta várias lojas pode parecer atrativo, especialmente para empreendedores que desejam otimizar a gestão das suas unidades. No entanto, para ter uma plataforma eficiente, existem alguns componentes que não podem faltar. Confira mais detalhes:
Acompanhamento de vendas
Antes de mais nada, para ter um sistema eficaz, é essencial prezar pelo acompanhamento de vendas. Isso porque todas as unidades serão monitoradas em conjunto, desde seu estoque, até as saídas e negociações.
Sem um acompanhamento adequado, o empreendedor poderá ter problemas ao alinhar o controle dos estoques e dos produtos que ainda estão disponíveis. Assim, para ser capaz de organizar cada compra de maneira unificada, é importante ter um gerenciamento completo, de preferência com o uso de um PDV integrado ao sistema TEF.
Controle de estoque
Agora, se falamos sobre sistema multiloja, é fundamental mencionar também o controle de estoque, uma vez que essas duas atividades estão diretamente interligadas.
Mesmo com um acompanhamento eficaz das vendas, essa operação ficará incompleta sem administrar o estoque de todas as lojas.
Uma vez que o sistema visa proporcionar uma gestão centralizada de todas as unidades, é importante que não apenas as operações estejam alinhadas, como também informações sobre produtos e disponibilidade também.
Dessa forma, para ter um sistema eficiente em atividade dentro da sua rede, é essencial controlar o estoque global das suas lojas.
Confiabilidade de informação
A base do sistema multiloja são informações confiáveis. Somente com dados concretos é possível traçar as melhores estratégias para administrar a rede de lojas de forma unificada.
Por esse motivo, é importante trabalhar na confiabilidade das informações captadas em cada unidade. Isso pode ser feito por meio de algumas alternativas, como um sistema de gestão empresarial bem escolhido, e também contando com colaboradores alinhados aos objetivos da empresa matriz.
Ainda, é indicado realizar a verificação das informações de forma periódica, para garantir que o gerenciamento unificado esteja de acordo com o que a unidade física apresenta. Apenas dessa forma o seu sistema poderá operar com eficiência e de maneira completa.
Sistema financeiro e fiscal integrado
Por fim, uma gestão operacional integrada não é o suficiente para manter o seu sistema para múltiplas lojas eficiente.
Dessa forma, é essencial ter um sistema financeiro e fiscal integrados. Dados contábeis também são pertinentes para estabelecer estratégias atrativas para todas as unidades, principalmente no tocante à gestão global de estoque e vendas.
Afinal, se uma unidade estiver apresentando resultados mais positivos do que outra, é necessário avaliar essas informações e descobrir quais os diferenciais que impulsionam esse retorno.
Isso só pode ser feito por meio de um sistema financeiro integrado, que unifique todos os dados adequadamente.
Quais os benefícios do sistema multiloja?
Depois de estabelecer um sistema multiloja eficiente, o seu negócio poderá aproveitar uma série de benefícios por conta desse tipo de gestão centralizada. Conheça alguns dos principais:
Processos unificados
Antes de mais nada, o sistema permite que o seu negócio tenha processos unificados em diversos escopos.
É possível controlar estoque e vendas, administrar campanhas estratégicas e até mesmo administrar os clientes, tudo de maneira centralizada.
Além de tornar as operações mais práticas, essa integração oferece maior acesso às informações para alinhar o fluxo operacional, deixando de ter processos independentes e que podem perder produtividade.
Maior produtividade da equipe
A união dos dados e processos dentro do seu sistema para multiloja também proporciona uma maior produtividade da equipe.
Isso porque as informações mais acessíveis permitem que os colaboradores trabalhem de maneira mais prática, pois todas as unidades estão relacionadas.
Assim, não existe a falta de dados, por exemplo, ou interrupção de operações que são interligadas, uma vez que as rotinas se tornam unificadas, como por exemplo, o acesso imediato ao estoque de outras unidades.
Isso faz com que as informações repassadas ao consumidor sejam as mais verídicas possíveis, fazendo com que o cliente se sinta satisfeito e o negócio não perca vendas por falta de integração.
Comunicação efetiva
Claro, uma rede de comando única também torna a comunicação geral mais efetiva. De um lado, o empreendedor que gerencia a plataforma recebe informações de todos os gestores e das unidades, sabendo como irão operar e quais as necessidades de cada unidade.
Enquanto isso, os gestores também poderão receber indicações diretas do dono da matriz, a partir das suas estratégias e alinhamentos que visam otimizar as produções.
E, por fim, as equipes também terão uma comunicação mais efetiva, na questão de vendas, estoque e atendimento ao cliente. Inclusive, um sistema multiloja é uma das alternativas para implementar um varejo omnichannel mais completo e eficaz.
Sistema de todas as lojas atualizado em tempo real
Unidades administradas de forma independente possuem plataformas de gestão independentes, o que, por vezes, prejudica o acesso às informações em tempo real.
No entanto, um sistema multiloja implementa uma administração que permite atualizar os dados periodicamente, para que o empreendedor possa gerenciá-los de forma unificada.
Nesse caso, ter uma gestão integrada é essencial, e sua atualização integrada também traz maior flexibilidade para a matriz alinhar suas estratégias.
Ampla análise de dados
Por fim, uma vez que a base do sistema multiloja são as informações, uma das suas vantagens é a possibilidade de ampliar a análise de dados por parte dos gestores.
Isso porque o empreendedor e suas equipes poderão contar com relatórios e retornos integrados, sem a necessidade de ir até cada unidade para verificar as informações de estoque, vendas ou operações, por exemplo.
Uma plataforma unificada pode reunir todos os dados pertinentes em um único canal, facilitando não apenas o acesso a eles, como também sua análise para uma tomada de decisões mais assertiva.
Quando vale a pena ter esse sistema no seu negócio?
Um sistema multiloja traz diversos benefícios para o gestor, e vale a pena considerar implementar esse modelo para redes com mais de uma unidade. Expandir um negócio é o objetivo de diversos empreendedores, especialmente para obter resultados mais positivos e ampliar suas operações.
No entanto, a administração dessas rotinas e informações pode ser prejudicado caso seja feita de maneira independente.
Assim, o sistema auxilia no controle operacional, bem como nos componentes que fazem parte dessas rotinas, como estoque, sistema financeiro e atendimento ao cliente.
Por esse motivo, se você deseja otimizar a gestão das suas redes de lojas de maneira mais prática e centralizada, chegou o momento de conhecer o sistema multiloja e avaliar sua implementação.
Dessa forma, será possível controlar todas as informações importantes das suas lojas em um único canal, com mais praticidade e agilidade.
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