Uma empresa financeiramente saudável precisa ter um controle de contas a pagar em dia, realizado de maneira profissional, a partir de dados e números exatos sobre receitas e despesas.
Ter as contas a pagar organizadas dentro de uma sistemática corporativa é fundamental, uma vez que essa área será responsável pelo sistema de gestão dos compromissos a serem quitados com parceiros, prestadores de serviço, além do pagamento de taxas, impostos e outros tributos.
Nesse artigo você vai entender como funciona essa importante ferramenta dentro da administração financeira, a diferença entre contas a pagar e contas a receber, suas principais atribuições, sua importância para o negócio e também como evitar fraudes comerciais e prejuízos.
O que é o Sistema de Contas a Pagar?
Todas as despesas financeiras de uma empresa formam as contas a pagar, desde impostos, até folha de pagamento dos colaboradores, manutenções, contas de água, de luz, internet, pagamento de parceiros ou empresas prestadoras de serviços.
Essas contas compõem as despesas fixas, que precisam ser pagas todo mês, como as contas de consumo. E as despesas variáveis como comissões sobre venda e custos com frete e logística, que podem surgir conforme a necessidade.
Contas a pagar: o que faz?
Um sistema de contas a pagar tem a função de organizar e manter os compromissos financeiros em dia, de manter o fluxo de caixa equilibrado, evitando atrasos que podem resultar em sérios prejuízos com multas e juros, além de colocar a organização de uma situação de inadimplência no mercado, prejudicando sua imagem e operação.
Uma boa gestão das contas a pagar, de modo que a empresa mantenha um orçamento sustentável, deve promover uma análise mensal das despesas, avaliar se haverá recursos suficientes para o pagamento destas, ou seja, se existe equilíbrio entre as contas a pagar e as contas a receber.
Entenda diferença entre contas a pagar e contas a receber
Os nomes contas a pagar e contas a receber indicam de maneira clara seus objetivos, mas muitas vezes essas duas ações podem se confundir, especialmente em pequenas e médias empresas que não dominam esses conceitos e adotam estratégias erradas no momento de fazer a gestão empresarial.
As contas a receber dizem respeito às entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma empresa. Os valores que entram para uma empresa também podem ser resultado de investimentos, linhas de crédito e outras transações.
As contas a pagar e receber devem caminhar juntas, uma vez que compõem a estrutura do caixa de uma organização, que deve contar com planilhas que indicam os gastos e a gestão do fluxo de contas.
Para se ter um equilíbrio financeiro, as relações dessas contas devem projetar quanto a empresa tem para receber e quais as despesas que ela tem para pagar, indicando um saldo positivo ou negativo.
Quando essas duas planilhas não são elaboradas e cruzadas de forma clara, o empresário corre o risco de comprometer a saúde financeira do seu negócio, fazendo dívidas maiores que a receita que ele dispõe.
Quais os objetivos do Sistema de Contas a Pagar?
Ter um Sistema de Contas a Pagar é imprescindível para ter administração financeira eficiente e organizada.
Esse tipo de administração tem importância vital, porque cuida das finanças de um negócio. Ela é responsável por organizar, planejar e controlar o uso dos recursos sempre com a meta de garantir o melhor desempenho e o melhor resultado para o negócio.
Para que se alcance esse cenário, é preciso investir em um Sistema de Contas Pagar que proporcione um bom controle das despesas, de modo que se tenha em mãos um levantamento de todas as obrigações financeiras de maneira detalhada e atualizada.
Muitas empresas ainda trabalham com planilhas, mas contar com um software especializado pode trazer inúmeras vantagens, como evitar erros e também ter acessos a análises mais estratégicas sobre as finanças e o fluxo da caixa, facilitando a tomada de decisão em favor do desenvolvimento do negócio.
Mas você sabe o que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa tem a função de indicar o saldo disponível para uso da empresa de modo que exista sempre capital de giro à disposição para arcar com as despesas da negócio, como folha de pagamento, impostos e fornecedores, e também para investimento em melhorias, como a compra de novos equipamentos ou reforma do prédio onde está instalada sua empresa.
Principais atribuições do Contas a Pagar
Os profissionais responsáveis pelas contas a pagar terão como atribuições serviços como:
- Cadastro e listagem de todas as contas de forma detalhada, com valores e prazos de pagamento;
- Fazer o acompanhamento dos prazos;
- Fazer a programação dos pagamentos;
- Efetuar os pagamentos;
- Atender fornecedores para informar sobre a previsão de pagamentos e datas de liquidação;
- Acompanhar e conferir notas fiscais, pedidos, faturas e duplicatas;
- Fazer o arquivamento de comprovantes;
- Fazer a renegociação de dívidas e prazos quando necessário.
Ferramentas necessárias para um Sistema de Contas a Pagar
Existem ferramentas simples capazes de controlar as contas a pagar e organizar as finanças da sua empresa.
O Sebrae, por exemplo, elaborou uma ferramenta para registrar as previsões de pagamentos das compras a prazo, custos fixos e demais compromissos. A mesma pode ser baixada para uso gratuito.
Gerenciar as entradas de dinheiro de forma efetiva é de extrema importância para ter controle financeiro do seu negócio. As planilhas, por exemplo, são necessárias para uma gestão financeira eficiente na empresa, uma vez que elas fornecem um sistema gerador de informações.
Essas informações, inclusive, permitem a efetivação do planejamento das atividades e controle dos resultados que se busca com o negócio.
A partir do monitoramento das compras, das despesas fixas e demais compromissos, o empreendedor tem o respaldo necessário para tomada de decisões, além de demonstrar como a empresa consegue planejar e gerenciar as entradas e saídas de dinheiro.
Vantagens da boa gestão de contas a pagar
Não são poucas as vantagens de se fazer o controle de contas a pagar a partir de um sistema eficaz e profissional. Veja as principais delas:
- Otimizar o tempo da sua equipe financeira, de modo que ela possa ter mais tempo para atuar em outras frentes importantes para o crescimento da sua empresa;
- Garantir mais profissionalismo e maior inteligência financeira à administração e gestão do seu negócio;
- Permitir e facilitar a identificação das despesas que podem ser reduzidas e, com isso, aumentar o índice de economia da sua empresa;
- Garantir um capital de giro maior;
- Com as contas controladas e com a saúde financeira da empresa em dia, você terá condições de apresentar prazos maiores e mais flexíveis aos clientes;
- Colaborar para que seu negócio mantenha uma imagem de bom pagador no mercado.
Como organizar a gestão de contas a pagar
Agora que você já sabe que as contas a pagar são uma peça importante dentro da administração financeira e já entendeu como se dá esse processo e também as atribuições envolvidas, veja algumas dicas de como organizar a gestão desse sistema dentro das empresas.
Coloque na ponta do lápis todas as suas contas
Lance na planilha ou no programa que sua empresa possui para organização das contas a pagar todas as despesas previstas para o mês vigente, com descrição dos boletos, guia e notas e também as datas de vencimento.
Este controle também auxilia no planejamento futuro de gastos. Portanto, não apenas as contas a serem pagas no mês corrente, mas também é importante incluir na ponta do lápis futuros investimentos e programar seus gastos para não ter um susto quando as contas aparecerem.
Não perca as datas de vencimento
Organizar as contas perderá todo o sentido se você não cumprir o prazo de pagamento, por isso é fundamental estar atento às datas de vencimento para que nenhuma despesa precise ser quitada com atraso, gerando juros, multa e prejuízo para o seu negócio.
Tenha vantagens com pagamentos antecipados
Com uma gestão financeira organizada, um fluxo de caixa equilibrado e um capital de giro flexível, sua empresa poderá antecipar alguns pagamentos e assim conseguir vantagens importantes, como descontos, gerando uma receita que pode ser investida em melhorias para a empresa, por exemplo.
Automatize seus pagamentos
A automação dos processos de contas a pagar é uma forma de reduzir a realização de tarefas propensas a erros do departamento. O trabalho pode ser desenvolvido por meio de softwares específicos que funcionam de maneira integrada a uma rede de negócios online conectando parceiros comerciais digitalmente.
A agilidade nos processos é outra vantagem da automação, uma vez que, por meio do software, podem ser feitos vários pagamentos para bancos diferentes de uma só vez, bem como é possível aumentar a produtividade e a performance dos colaboradores envolvidos na rotina de contas a pagar.
Com um sistema automatizado as empresas anulam o risco de atrasos nos pagamentos, evitando custos desnecessários com multas e juros.
Outro ponto positivo é um maior controle sobre as movimentações financeiras, graças à possibilidade de programar pagamentos, além da eliminação de processos manuais repetitivos, entre eles o envio de comprovantes de transferências para os favorecidos.
Não deixe para depois os pagamentos atrasados: negocie.
Negociar contas atrasadas é fundamental para conseguir melhores condições de pagamento, especialmente parcelamentos, e assim evitar que a dívida aumente ainda mais em função dos juros. É preciso estar atento e sempre aproveitar as possibilidades de negociação.
Como funciona o processo de contas a pagar?
Para que o Sistema de Contas a Pagar funcione de maneira eficaz, é indicado o cumprimento de três etapas importantes. Saiba quais são elas:
1. Concluir pedido de compra
O pedido de compra ou ordem de compra é o primeiro passo no processo de contas a pagar, já que oficializa e documenta o produto ou serviço encomendado de um fornecedor. Esse documento deve conter o número do pedido, a data que ele foi elaborado, o nome e os dados da empresa fornecedora, a descrição do que está sendo adquirido e a data prevista para recebimento.
2. Processamento do relatório de recebimento
Assim que o produto é recebido ou o serviço é prestado, é função da equipe de contas a pagar apresentar os itens na forma de um relatório de recebimento.
Esse documento deve informar quando as mercadorias chegaram ou quando o trabalho foi realizado, bem como a quantidade e a qualidade desses itens ou serviços.
3. Recebimento e processamento da fatura
O processo final é o envio das faturas por parte das empresas que venderam um produto ou serviço. Assim que a fatura chega é preciso verificar se a mesma corresponde ao relatório de recebimento e ao pedido de compra.
Após a conferência, com a aprovação da fatura, o valor da conta será creditado na conta do departamento de Contas a Pagar e debitado em outra conta como despesa ou ativo.
É válido destacar aqui outras ações importantes as quais devemos ficar atentos, como o uso de comprovantes, medida adotada por muitas empresas para certificar a conclusão do processo de contas a pagar.
O voucher gerado normalmente é anexado a uma cópia do cheque correspondente a quitação e arquivado em seguida, evitando assim pagamentos duplicados.
Cuidado com fraudes
A área de contas a pagar é uma das mais propensas a sofrer ataques e fraudes digitais. Isso porque o setor normalmente trabalha com softwares e aplicativos bancários que facilitam o trabalho, mas que podem ser mais suscetíveis a problemas cibernéticos, por isso é preciso trabalhar com ferramentas confiáveis e seguras.
Como exemplo, podemos citar uma fraude conhecida que é o envio de boleto adulterado para pagamento, que geram prejuízos e bastante dor de cabeça para as empresas.
Mas atenção! Fraudes com boletos adulterados só acontecem quando o boleto não é registrado.
Desde 2017 o modelo vigente de boletos bancários permite que o consumidor realize seus pagamentos mesmo após o vencimento, em qualquer agência bancária. Além disso, também evita o pagamento duplicado, permite que o consumidor monitore todas as cobranças emitidas em seu CPF e exige a inclusão do CPF ou CNPJ do pagador.
Por isso, é importante verificar, antes de efetuar qualquer pagamento, se o boleto é registrado. E para você, vendedor, é ainda mais fácil ajudar o seu cliente a ter maior segurança no momento da compra, pois já existem softwares que fazem a emissão de boletos já registrados.
Principais medidas para evitar fraudes
Veja algumas dicas para manter seu negócio longe de fraudes:
- Centralizar os pagamentos das faturas, facilitando o controle de todo o processo;
- Rastrear todos os pagamentos devidos;
- Saber quem é o responsável pela autorização dos pagamentos;
- Contar com uma ferramenta para rastrear e processar faturas.
E a sua empresa? Está com controle das contas a pagar atualizado?
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