Você lojista, sabe como é complexa a gestão do dia a dia do seu negócio, seja online ou físico, principalmente quando falamos sobre o controle de caixa.
Por ser uma tarefa que exige cuidado e total atenção, justamente por se tratar da movimentação financeira da sua loja, ela pode parecer complicada e trabalhosa demais, não é mesmo?
Mas existem práticas que auxiliam e otimizam todo esse processo de forma que você como gestor, podendo confiar nos números apresentados, consiga voltar sua atenção para as demais exigências administrativas da sua loja.
Confira, nesse artigo, como funciona fazer um controle de caixa diário, quais as melhores práticas e cuidados e como a tecnologia pode garantir o melhor controle financeiro da sua empresa.
O que é o controle de caixa de uma loja?
O controle de caixa consiste, basicamente, no registro de entradas e saídas de dinheiro em uma empresa.
Essa tarefa deve estar no centro das atenções do negócio, para que se tenha, na ponta do lápis, o verdadeiro fluxo das receitas.
Esse exercício costuma ficar a cargo do gestor financeiro, mas sabemos que, muitas vezes, quem abraça essa responsabilidade é o próprio empreendedor e dono da loja.
O fluxo mencionado parte dos levantamentos diários ou, até mensais, que informam se os objetivos de lucratividade da sua empresa está no caminho correto ou se é preciso estabelecer novas estratégias.
Por isso, é importante entender um pouco mais a fundo sua real importância, assim como apresentaremos a seguir.
Qual a importância do controle de caixa?
Realizar o controle de caixa com frequência é imprescindível para quem quer manter uma gestão eficiente da empresa, assim como ter a plena consciência do crescimento do negócio e também estar atento a possíveis necessidades de reajustes de gastos.
Veja, a seguir, quais os benefícios que esse controle pode proporcionar para a gestão da sua loja física e/ou online.
Gestão eficiente
Gastar faz parte da rotina de uma empresa tanto quanto vender. O controle de caixa é um aliado importante nesse sentido por evitar que seja perdida a noção das despesas e não surjam gastos incompatíveis com as receitas.
É possível visualizar, por exemplo, o consumos indevidos dos recursos financeiros da sua empresa e, com esses dados, você gestor, pode elaborar estratégias, redirecionar investimentos, controlar gastos e antecipar prejuízos.
Ajuda na tomada de decisões
Boas decisões costumam ser tomadas por quem está munido de boas informações.
O controle mostra não apenas a movimentação financeira da empresa, mas também tendências de mercado e sinaliza onde e quando investir.
Por exemplo, você consegue prever, de acordo com a rotina de compras dos seus clientes, quais produtos possuem maior procura, e dessa forma, tem a chance de negociar novos prazos e pedidos de produtos junto aos fornecedores, impactando, também nas promoções, liquidações e ações de marketing.
Qual a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?
Apesar de partirem do mesmo princípio e terem como objetivo explicitar entradas e saídas de verba, existem diferenças fundamentais entre controle e fluxo de caixa.
E é importante estar atento porque ambas as atividades têm papel fundamental no dia a dia da empresa – e portanto não podem ser dissociadas.
Como vimos anteriormente, o controle de caixa é uma tarefa mais imediatista e/ou de períodos pré-determinados para conferência do capital que entra e sai da loja.
Já o fluxo de caixa é um procedimento mais abrangente e que mostra de fato todos os recursos que a empresa possui, por levar em conta também saldos das contas bancárias do negócio, bem como compromissos financeiros e dívidas que precisam ser sanadas.
Como fazer o controle de caixa?
O trabalho de controle de caixa consiste, de forma básica, em coletar todos os dados financeiros relevantes da empresa. Isso pode ser feito através de planilhas ou de um sistema de gestão.
E para que o controle de caixa seja feito de maneira eficiente é importante ter descriminados todos os canais de movimentação de dinheiro. Confira alguns:
Recebimento
Corresponde a toda verba que entra e ainda vai entrar na sua empresa. Aqui devem ser consideradas, por exemplo, as vendas e o pagamento adiantado de parcelas por meio de antecipação de recebíveis.
É imprescindível ter atenção para que todas esses números sejam computados – por isso utilizar apenas planilhas ou realizar essa conferência de forma manual pode não ser a escolha mais segura para se ter dados confiáveis.
Um sistema de gestão consegue proporcionar um controle exato e completo, vale a pena verificar um que se encaixe nas necessidades da sua loja.
Pagamentos
Nesse ponto entram os recursos com pagamento de contas como luz, telefone e internet, compra de novos produtos e matéria-prima, além do acerto de salários, vales e outros benefícios e compromissos.
Investimentos em inovação e treinamentos também devem constar, assim como todo tipo de contribuição paga, ou seja, todos os pagamento além das fixas do mês também devem ser mensurados.
Saldo anterior
Ao começar um novo processo de controle de caixa, você deve também considerar o saldo anterior – o resultado do controle de caixa feito anteriormente.
No caso de um controle feito de forma diária, por exemplo, é preciso utilizar o saldo da véspera como um dos dados a serem analisados.
Saldo final
Tendo todos esses dados em mãos, é a hora de fazer a conta para chegar no saldo final do período. O cálculo é feito de forma bastante simples: entrada – saída de dinheiro = saldo final.
Agora que você já sabe tudo o que deve levado em conta na hora de estruturar um controle de caixa, já ficou mais fácil fazer o da sua empresa, certo? Confira, então, algumas dicas para que tudo saia perfeito.
Categorize suas despesas
Organização é a chave do sucesso de um controle de caixa. Para isso, tire um tempo para analisar todo o fluxo do negócio e separar todas as despesas de forma que elas fiquem categorizadas, por exemplo, por fornecedores, pagamento de funcionários, contas fixas mensais, investimentos, etc.
Dessa forma, você vai saber quanto de recurso está indo para cada área e em qual período.
Ganhos também precisam ser categorizados.
O mesmo vale para o que entra na empresa. Tenha categorizadas todas as fontes de recursos do negócio, como pagamentos à vista, crediários, cartão de crédito, etc.
Assim, você vai ter a noção exata de quais as principais fontes de lucro, possibilitando intensificar investimentos nos setores da empresa e em produtos.
Procure realizar o controle de caixa diariamente
Apenas quem está envolvido todos os dias com o fluxo financeiro da empresa sabe a responsabilidade que tem em mãos.
Uma recomendação importante é realizar o controle de caixa de forma diária, ao invés de mensal ou anualmente.
O motivo é simples: quanto maior o intervalo, menor o controle, pela quantidade de dados que precisarão ser levantados e analisados.
Por isso, separe esse tempo, no fim do expediente, após o fechamento de caixa. Os resultados virão com muito mais tranquilidade e segurança. Lembre-se: a palavra-chave aqui é organização.
Faça a conferência de valores
Realizar o controle de caixa diariamente é também uma forma de manter sempre sob os seus cuidados a conferência de valores, que devem sempre ser separados por tipos de pagamento – dinheiro, cheques, cartões de débito e crédito, pagamento de despesas, tíquetes.
É normal que exista alguma divergência durante essa conferência, proveniente de troco errado, troca de mercadorias na hora de dar baixa, transação faltante, etc. Por isso, a atenção deve ser redobrada.
Fazer essa consulta diariamente, em um momento em que você possa se concentrar unicamente nessa tarefa, evitando que esses erros se acumulem ou ainda fiquem mais difíceis de serem recordados.
Como fazer fechamento e abertura de caixa
Não custa repetir: a atenção é primordial em todos os processos do controle de caixa, não sendo diferente na hora de abertura e fechamento.
Cada empresa tem o seu próprio método para fazer essas duas atividades, mas existem formas mais seguras e mais práticas que costumam reduzir a chance de erros. Confira.
Abertura do caixa
Primeiramente, é necessário discriminar na abertura, o valor inicial de reserva (fundo de troco ou valor de encaixe). Esse valor representa uma quantia em moedas e cédulas que servem tanto para dar troco, quanto para despesas pontuais do dia a dia.
Registros de entradas e saídas
Nada pode passar: toda a verba que entra no dia precisa ser computada. Caso o controle seja feito manualmente, anote cada operação realizada e guarde todos os comprovantes. Reforço e sangria de caixa também fazem parte dessa atividade.
Para facilitar, você pode separar os documentos de comprovante por forma de pagamento – comprovantes de venda por cartão, cheque à vista, tíquetes, etc.
Fechamento do caixa
Por fim, some todas as entradas (junto ao fundo de troco) e subtraia pelo total de saídas. O saldo final das operações feitas desde a abertura do caixa deve ser igual à soma dos valores da etapa anterior.
O fechamento do caixa pode ser feito sempre que houver a troca de um operador ou ao final do expediente, quando também se deve fazer o fechamento total.
Como um software de gestão pode auxiliar você?
Você deve ter percebido ser inegociável ter a noção mais clara possível da situação financeira da empresa, para evitar problemas como gastos indevidos e tomar as melhores decisões baseado em dados.
Dentro dessa realidade e pensando na melhor de executar suas tarefas sem margem de erro, é importante contar com os benefícios de um sistema de gestão empresarial para o varejo.
Esse sistema registra, automaticamente, em nuvem todos os recebimentos e pagamentos garantindo segurança contra a perda de dados, por exemplo, como pode acontecer no caso de se utilizar apenas o papel e a caneta.
Ao trabalhar de forma automática, as plataformas também previnem a empresa contra erros como não contabilizar o saldo anterior do caixa no dia atual.
Através dos softwares de gestão é possível, ainda, ter indicadores e relatórios da saúde financeira do negócio, como os produtos mais vendidos e o lucro, e utilizá-los como base para tomadas de decisão.
Como escolher o sistema de controle de caixa ideal para o seu negócio?
Apenas o empreendedor sabe a realidade, necessidades e dinâmicas diárias da sua empresa. Por isso, é preciso analisar todas as possibilidades de forma detalhada e analítica para decidir qual software melhor se encaixa naquilo que o negócio precisa.
Lembre-se: o sistema precisa, entre outras coisas, ser intuitivo, personalizado e entregar dados e relatórios completos.
A Tedsys, empresa especializada no fornecimento de soluções de gestão empresarial através de plataforma em nuvem, possui um sistema para cada tipo de negócio.
Restaurantes, padarias, lojas de moda, perfumarias e comércio de materiais de construção, por exemplo, contam com ferramentas específicas.
Através do software, a Tedsys ajuda a melhorar os processos, possui um sistema de vendas PDV integrado à gestão online e offline e garante, ainda, compatibilidade com emissão de notas para todos os estados (NFCe ou SAT). Quer saber mais? Conheça todas as soluções oferecidas!
Nenhum comentário ainda, seja o primeiro!