Estoque de segurança: entenda o que é e como ele ajuda na sua empresa
Ter um estoque de segurança é fundamental para os comércios. Em razão da imprevisibilidade do mercado, embora seja possível fazer projeções de vendas, sempre existe a chance de que elas ultrapassem o previsto e, portanto, o empresário precise criar condições para atender o volume excedente.
Afinal, deixar de vender muito apenas porque não se tem o suficiente de um determinado produto é frustrante para qualquer um. Então, o estoque de segurança atua no sentido de tentar evitar que cenários como esse aconteçam e o empresário deixe de lucrar.
Entretanto, a organização de um estoque dessa natureza envolve uma série de questões e uma boa gestão, a fim de assegurar que somente os produtos necessários e com boa saída serão adquiridos.
Assim, este artigo vai explorar esses pontos considerando os benefícios e os tipos de estoque de segurança existentes atualmente, além de abordar também as formas de identificar se a sua empresa precisa ou não organizar um estoque desse tipo.
O que é estoque de segurança?
O estoque de segurança consiste em manter um número de produtos capazes de atender a uma situação emergencial. Portanto, vale ressaltar que a ideia, de início, não é vender da mesma forma que se faz com o estoque regular, mas sim manter produtos em armazenamento.
Assim, esses produtos serão colocados à venda somente diante de um cenário atípico, como um atraso por parte de um fornecedor ou mesmo uma demanda acima do previsto pela empresa.
Logo, ter um estoque de segurança se mostra importante para assegurar o bom atendimento ao cliente, que deve ser o pilar de qualquer negócio. É por meio desse bom atendimento que o empresário consegue fidelizar os clientes e, portanto, estabelecer um bom relacionamento, fazendo-o voltar a comprar.
Portanto, os motivos pelos quais um empresário não pode deixar de ter determinados produtos em estoque se faz notar com clareza. Caso isso aconteça será necessário deixar os clientes esperando pela agenda dos fornecedores, o que gera transtornos e insatisfação.
Esse tempo de espera gera uma experiência de compra negativa. Dessa forma, o consumidor pode acabar procurando o que deseja na concorrência, algo que não aconteceria se a empresa possuísse um estoque de emergência para atender a esse tipo de demanda.
Assim, é sempre positivo ter uma quantidade extra de um determinado produto nos armazéns. Entretanto, existem outros benefícios ligados ao estoque de segurança. Eles serão abordados em maiores detalhes na próxima seção do artigo.
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Benefícios do estoque de segurança
Além de conservar a fidelidade dos clientes, o estoque de segurança traz vários outros benefícios para a empresa, como a manutenção de um giro de estoque saudável, métrica importante para qualquer negócio.
Vale citar por meio do cálculo do giro o empresário poderá economizar na compra de novos produtos para a revenda. Além disso, ele também poderá perceber o momento adequado para fazer a compra de uma nova remessa ou mesmo de organizar uma queima de estoque para acabar com produtos que tiveram pouca saída.
Ainda a respeito da possibilidade de economizar, vale ressaltar que o estoque de emergência pode ser benéfico por causa da possibilidade de descontos. Existem vários fornecedores que costumam oferecer preços especiais para quem compra em maiores quantidades.
É válido informar também que esses descontos podem ser concedidos para solicitações feitas dentro do prazo correto, algo que traz benefícios para o fluxo de caixa da empresa, visto que ele passará a funcionar com mais folga a partir do estoque de segurança.
Por fim, a última medida relativa à economia é a redução dos custos com a armazenagem. Mas, para que ela seja verdadeiramente econômica é necessário ter um estoque de emergência bem planejado e calculado. Caso contrário, o empresário pode enfrentar algumas dores de cabeça.
Isso acontecerá uma vez que quando não se sabe exatamente de quantos produtos o estoque será composto, o aluguel do espaço de armazenamento e aspectos como a limpeza do ambiente podem sofrer aumentos. Porém, com o devido planejamento o empresário terá somente os produtos necessários, melhorando a gestão do estoque e evitando esse cenário.
Partindo para outros benefícios gerados pelo estoque de emergência, é possível citar a melhoria na qualidade dos serviços prestados pela empresa. Uma vez que as suas prateleiras estiverem sempre abastecidas do que os clientes precisam, eles sempre ficarão satisfeitos e dispostos a elogiar o seu trabalho.
Como último benefício de um estoque de segurança vale citar a melhoria nas questões relativas à logística da empresa. Dessa forma, calcular prazos e preços de mercadorias, bem como esquematizar o seu transporte, pode ser bastante caro sem saber exatamente o número de produtos em estoque, destacando a importância de um bom controle.
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Tipos de estoque de segurança
Atualmente, existem sete tipos principais de estoque de segurança, que possuem especificidades diferentes e devem ser mantidos para satisfazer necessidades pontuais. Eles serão abordados em maiores detalhes a seguir.
Estoque de proteção
Esse tipo de estoque é o mais usado pelas empresas e tem como objetivo proteger as operações em casos de surgimento de altas demandas. Assim, ele serve para impedir que os estabelecimentos comerciais fiquem sem mercadorias e não possam atender aos consumidores.
Logo, é possível destacar que um estoque de proteção se faz especialmente útil para evitar situações desaforáveis, como greves, elevação das demandas de mercado e altas de preço inesperadas.
Estoque de ciclo
O estoque de ciclo normalmente é utilizado por empresas que contam com alta rotatividade de produtos internamente.
Portanto, todo o seu ciclo de produção precisa ser planejado de forma correta para que não existam surpresas e as demandas sejam cumpridas. Em geral, é usado por indústrias e fábricas.
Estoque de antecipação
Também conhecido pelo nome de estoque sazonal, esse tipo é usado pela empresa para antecipar grandes demandas em datas comemorativas, como o Natal, o Dia das Mães e o Dia dos Pais.
Assim, ele atende a necessidades mais pontuais e, como o próprio nome sugere, antecipa que as vendas de determinados produtos serão mais altas em um período específico.
Estoque máximo
Nesse tipo de estoque parte-se da ideia de contar com o máximo possível de produtos durante um período estabelecido previamente. A partir da aquisição de um número elevado de produtos, a empresa poderá negociar preços e condições de pagamentos que sejam benéficos para ela.
Estoque consignado
Entre todos os tipos de estoque utilizados atualmente, o consignado é o único mantido por terceiros. Assim, a empresa fica responsável pelo armazenamento, mas os produtos continuam pertencendo aos fornecedores.
O modelo em questão pode ser considerado uma vantagem para empresas que estão começando e desejam compreender melhor o comportamento dos seus consumidores. Isso acontece uma vez que os produtos que não sejam vendidos podem ser devolvidos.
Estoque inativo
O estoque inativo é composto pelas mercadorias que não venderam bem e, portanto, acabaram caindo em desuso. Assim, como o dinheiro investido está parado no armazém, a empresa precisa procurar por alguma alternativa para movimentar esses produtos.
Nesse sentido, eles são utilizados em estratégias de venda casadas, por exemplo, com os itens de maior sucesso.
Estoque de canal
Esse estoque é considerado intermediário e se refere aos produtos que estão em curso entre o fabricante e os revendedores. Logo, outro nome pelo qual ele é conhecido é estoque de trânsito.
Embora essa informação não seja de conhecimento geral, o tempo que os produtos passam em transporte também é uma operação logística que faz parte da gestão de estoque. Afinal, os produtos já são de responsabilidade da empresa.
Maneiras de calcular seu estoque de segurança
O cálculo do estoque de segurança pode ser feito de maneiras simplificadas e por meio de fórmulas que consistem em multiplicar a demanda diária de produtos pelo tempo de entrega.
Dessa forma, suponhamos que uma determinada empresa vende 50 unidades de um produto diariamente. O fornecedor, por sua vez, leva 5 dias para entregar as peças. Então, basta aplicar a formula para encontrar o resultado, que seria 250.
Logo, para ter um estoque de segurança e conseguir atender às demandas extras, seria necessário ter 250 produtos disponíveis no armazém. Entretanto, existem variáveis mais complexas que precisam ser consideradas nesse processo.
Primeiramente, é preciso destacar que o consumo é imprevisível. Embora fatores como a sazonalidade possam ser usados para antecipar comportamentos, as demandas continuam sendo voláteis.
Portanto, usar somente uma fórmula básica pode ser um engano. A seguir serão abordados alguns pontos que demonstram com mais clareza a importância de incluir outras variáveis.
Lead time
O lead time pode ser definido com o tempo de entrega por parte do fornecedor. Em geral, esse tempo é previamente combinado, mas está sujeito a fatores como atrasos.
De acordo com isso, procure supor que um fornecedor tem lead time médio de 5 dias. Entretanto, em decorrência das más condições de tempo, que causaram problemas nas estradas, a mercadoria leva 8 dias para chegar aos seus estoques.
Enquanto esse problema não é solucionado, as demandas dos seus consumidores continuarão sendo supridas pelo seu estoque de segurança. Posteriormente, o seu inventário será recuperado sem maiores entraves.
Nível de serviço
O nível de serviço pode ser descrito como a maneira da empresa de satisfazer as suas demandas. Ele é determinado pelas expectativas dos clientes e, portanto, significa que o armazenamento é capaz de suprir tudo que o consumidor deseja na hora que ele precisa.
Vale ressaltar que o nível de serviço de uma empresa dependerá de fatores como a sua política comercial e a forma como ela decide operar. Esses fatores também serão capazes de determinar se uma empresa realmente precisa organizar um estoque de segurança, assunto que será discutido na próxima seção.
Como saber se você necessita ou não organizar um estoque?
Para determinar se é necessário organizar o estoque de segurança, primeiramente, a empresa deve avaliar o seu histórico de vendas como um todo. Dessa forma, ela poderá fazer uma série de previsões sobre o comportamento dos consumidores levando em consideração detalhes como a sazonalidade.
Uma vez que essa previsão esteja pronta, será possível montar um estoque equilibrado - você também pode ler aqui 5 dicas para melhorar o controle do seu estoque-, que conte com o volume de produtos proporcional ao volume de vendas. Ainda que esses dados não sejam precisos, visto que o comportamento de consumo é errático, eles servirão como uma base.
Entretanto, também se mostra muito necessário saber fazer uma boa gestão de estoque, o que pode ser atingido por meio das dicas a seguir:
1. Faça cálculos de previsão de demanda. Nesse caso, a fórmula deve levar em consideração o tempo de chegada dos produtos e o prazo que eles levam para ser vendidos.
2. Defina bons esquemas de reposição. Procure negociar com os fornecedores a melhor maneira de manter as mercadorias em estoque.
3. Procure avaliar os seus fornecedores para além do preço. Leve em conta o quanto eles são confiáveis, o cumprimento de prazos e a flexibilidade do serviço prestado.
4. Negocie bons prazos de pagamento com os fornecedores.
Por meio dessas dicas simples será possível ter um bom gerenciamento de estoque e evitar os erros mais comuns, que serão abordados na próxima seção do artigo.
Como evitar erros e excessos na organização do estoque de segurança?
Muitas empresas acabam pecando pelo excesso quando o assunto é o estoque de segurança. Isso desconsidera fatores como as mudanças do mercado e, portanto, pode acabar causando prejuízos, como baixa acuracidade do estoque.
Assim, existem três dicas eficientes e relativamente simples que podem ser dadas para quem deseja evitar os exageros na organização de um estoque e eventuais prejuízos.
1. Evite a realização de ajustes de maneira uniforme
Procure sempre fazer combinações e análises que sejam abrangentes e levem em consideração as variáveis envolvidas no armazenamento de produtos. Isso pode ser alcançado com a ajuda de inteligência artificial e de softwares que permitem um amplo processamento de parâmetros logísticos e dados.
2. Procure melhorar os processos que podem ser controlados
Incertezas fazem parte do processo de vendas. Dessa forma, é mais interessante direcionar os esforços para coisas que podem ser controladas, como a redução de lead times internos. Isso é algo que ajuda bastante no sentido de eliminar tarefas duplicadas.
3. Faça uso de um serviço de gerenciamento de armazém
Existem alguns erros que poderiam ser evitados caso as informações de gestão, especialmente aquelas ligadas aos estoques, fossem mais atualizadas e, portanto, os dados passassem por menos incompatibilidades.
Em razão dos fatores destacados, a importância de um bom gerenciamento se faz notar com clareza. Portanto, para enfatizar esse aspecto, ela será abordada em maiores detalhes na próxima seção de artigo.
Importância de gerenciar bem o estoque
A importância de gerenciar bem um estoque de segurança é garantir que você não tenha produtos faltando ou sobrando. Ambos os casos representam prejuízo para a empresa e, portanto, denotam que as suas previsões de demanda não estão sendo feitas de forma precisa.
Se perder vendas significa uma falha de estoque e prejuízos, ter mercadorias paradas no estoque representa um ponto que exige atenção. Essa atenção, por sua vez, deve se voltar primeiramente para os motivos pelos quais você comprou os produtos que ficaram encalhados.
Portanto, o bom gerenciamento de um estoque de segurança se dá no sentido de garantir que o seu investimento seja bem feito. Para tal, é necessário que os cálculos sejam feitos da forma mais exata possível. Somente assim a empresa conseguirá chegar a um ponto de equilíbrio que deseja vantajoso e gere lucros.
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