Estoque Mínimo: entenda o que é e como realizar o cálculo

Se você começou a estudar de maneira mais profunda o universo do empreendedorismo, provavelmente deve ter ouvido falar sobre estoque mínimo.

Embora o conceito pareça simples, não saber como calculá-lo pode prejudicar o faturamento e o lucro do negócio.

Conhecido entre lojistas e gestores comerciais, essa expressão representa um índice essencial para qualquer negócio.

No entanto, alguns profissionais, principalmente os iniciantes, certamente podem ter dúvidas sobre o conceito e sua aplicação.

No entanto, uma vez inserido, o estoque mínimo auxilia nos processos e garante maior confiança e tranquilidade para outros setores da empresa sem grandes complicações.

Pensando nisso, preparamos um guia completo sobre o estoque mínimo, para que você consiga aprender a realizar os cálculos e aproveitar seus benefícios para o cotidiano.

Acompanhe a leitura!

O que é o estoque mínimo?

Estoque mínimo é um indicador que corresponde à quantidade mínima de produtos que um negócio precisa manter para evitar ficar sem estoque até a próxima compra com o fornecedor.

Este termo também pode ser conhecido por outros nomes, como estoque de segurança ou de reserva.

No entanto, todos representam a mesma coisa: o número mínimo de mercadorias para uma empresa evitar o desabastecimento.

Durante o dia a dia, uma das maiores dificuldades que um empreendimento pode enfrentar é a falta de produtos no estoque.

Este contratempo não apenas pode afetar a rotina de vendas da empresa, como também influencia diretamente em outras áreas que são fundamentais para o sucesso do negócio.

O índice adequado de mercadorias é variável, e depende das características de cada empresa. Afinal, um comércio varejista precisa de um estoque consideravelmente maior do que uma indústria, pois realiza vendas de forma imediata.

Enquanto isso, uma indústria precisa manter uma maior variedade de insumos, que são fundamentais para a manutenção do processo de produção.

Dessa forma, não existe um único valor para o estoque mínimo, nem resultados certos ou errados.

Este conceito irá apresentar quantias diferentes para cada empresa, e deve compreender a demanda individual de cada uma.

Qual a importância do estoque mínimo?

Embora o conceito de estoque mínimo seja relativamente simples de entender, alguns profissionais podem não compreender a verdadeira importância desse índice.

Por isso, separamos alguns dos principais aspectos sobre esse indicador, e por que ele é tão relevante para uma empresa. Acompanhe:

Permite atender os clientes de maneira satisfatória

Antes de mais nada, ter um bom controle do estoque mínimo do seu negócio permite que você atenda os seus clientes de maneira satisfatória.

Isso porque será possível garantir que as mercadorias nunca estejam em falta durante uma venda, além de poder oferecer os produtos com maior segurança.

Um empreendimento, especialmente que atua na área comercial, sempre deve estar pronto para atender seu público em qualquer situação.

Caso contrário, corre o risco de perder credibilidade, além de aumentar as chances do cliente comprar com a concorrência, caso não encontre determinado produto na sua loja.

Por isso, ter um estoque mínimo adequado e saber como calcular esse índice é importante para oferecer ao seu público uma experiência de qualidade em todas as compras.

Possibilita um planejamento mais eficiente

A base de qualquer negócio é o planejamento, e pode ser uma surpresa para muitos profissionais, mas o estoque mínimo é fundamental para essa organização.

Esse índice permite que você se planeje melhor em diversas áreas, tendo um controle eficiente da empresa e das suas demandas.

Claro, o planejamento financeiro é o principal setor influenciado por esse conceito. Isso porque o estoque mínimo permite que o proprietário conheça suas necessidades, e quando é o momento de comprar mercadorias.

Organizar o estoque com produtos sobressalentes pode significar prejuízo, por conta de uma compra desnecessária e do risco de perder a mercadoria, caso ela tenha prazo de validade.

Enquanto isso, ter poucos itens no estoque também pode trazer prejuízos, caso a loja perca uma venda por conta de mercadorias em falta.

Nesse caso, conhecer o estoque mínimo é a melhor solução para auxiliar nesse planejamento de compras e gerenciamento de produtos.

Por outro lado, existem outros planejamentos que também dependem desse conceito.

Por exemplo, conhecer bem o seu estoque permite uma organização mais estratégica para aumentar a venda de mercadorias pouco movimentadas.

Toda a empresa pode se beneficiar com esse indicador, que possibilita a elaboração de planos mais completos e eficientes.

estoque mínimo

Prepara a empresa para imprevistos

Imprevistos acontecem, e isso é uma realidade. No entanto, estar preparado para lidar com essas situações é o que faz a diferença no mercado empresarial.

Imagine que seu fornecedor atrasou, e não poderá fazer a entrega do mês. Se o seu negócio não tiver um estoque mínimo adequado, isso pode representar prejuízos graves para sua produção.

Ou, ainda, sem um controle apropriado das mercadorias, não percebeu que alguns produtos passaram da validade.

Essas e outras situações podem acontecer com qualquer empresa.

Por isso, é fundamental ter um estoque mínimo para lidar com imprevistos e até mesmo evitá-los.

Reduz os custos e prejuízos

Além de oferecer um controle mais eficiente da produção e ajudar a lidar com imprevistos, o estoque mínimo também pode reduzir os seus custos e eventuais prejuízos.

Ter mercadorias em falta no estoque é o primeiro cenário que muitos empreendedores imaginam quando se fala em prejuízo.

No entanto, não ter um bom controle também pode levar a ter excesso de produtos, que ocasionam prejuízos ao passar da validade, por exemplo.

Além disso, muitas empresas operam com mercadorias da estação, de modo que produtos guardados por muito tempo no estoque podem ficar ultrapassados.

Essas e outras condições podem causar prejuízos para o negócio.

Enquanto isso, a falta de organização também proporciona compras desnecessárias e custos adicionais para lidar com imprevistos.

Dessa forma, o estoque mínimo é importante para diminuir essas ocorrências e diminuir os gastos no dia a dia.

Consequências da não organização do estoque

Não investir na correta organização do seu estoque pode trazer uma série de consequências negativas para a empresa.

Para entender a importância dessa gestão, confira algumas das complicações que a falta de controle pode trazer:

Perda de informações

O estoque é uma fonte valiosa de informações sobre a empresa, e não ter uma boa organização pode comprometer esses dados.

Por exemplo, o próprio estoque mínimo é calculado por meio da gestão e do gerenciamento de informações desse setor.

Além disso, é importante conhecer os produtos, sua data de validade, condições de armazenamento e outros fatores que influenciam na qualidade da mercadoria.

estoque mínimo tedsys

No entanto, sem uma boa gestão de estoque, existe a possibilidade da empresa perder essas informações valiosas.

Perda de lucros

É claro, não ter uma boa organização na empresa pode fazer com que você perca alguns lucros.

Não apenas em situações como a falta de mercadoria para realizar uma venda, mas também nas circunstâncias que mencionamos anteriormente, como precisar descartar produtos.

É importante que todas as áreas do negócio estejam operando com eficiência para potencializar os rendimentos.

E, embora algumas pessoas acreditem que o estoque é um setor de menor relevância, não ter um controle apropriado dessa divisão pode ser igualmente prejudicial.

Prejuízos na organização prática

A falta de controle do estoque pode levar a prejuízos na organização prática do setor.

Por exemplo, muitas empresas trabalham com produtos relacionados, de modo que a falta de uma mercadoria compromete a venda da outra.

Além disso, a má organização do estoque, sem uma lógica eficiente e produtiva, pode comprometer toda a rotina de trabalho.

Imagine um comércio que realiza vendas diretas, e precisa de um fluxo rápido para atender sua demanda. Sem um estoque controlado e organizado, ele pode perder tempo para buscar e guardar produtos, por exemplo.

Esses obstáculos práticos são consequências de uma falta de gestão apropriada, que compromete toda a gestão empresarial.

Como calcular o estoque mínimo

Agora, depois de entender a importância do estoque mínimo e quais as consequências de não investir nesse índice, chegou o momento de aprender como calculá-lo.

Para determinar o indicador da sua empresa, antes você deverá encontrar o consumo médio diário.

Trata-se do consumo de mercadorias de um determinado período dividido pelo número de dias do período analisado.

Por exemplo, se você analisar as vendas de 30 dias, e verificar que a saída foi de 300 produtos, o consumo médio será 300/30, igual a 10 unidades por dia.

Esse cálculo depende diretamente dos registros de vendas do negócio, de modo que é fundamental ter essas informações bem organizadas, de preferência por meio de um sistema de gestão, que possa facilitar a visualização dos dados.

Em seguida, é feito um cálculo, mas qual é a fórmula do controle de estoque mínimo?

Estoque mínimo (Emn) = consumo médio diário x tempo de reposição.

Onde o tempo de reposição representa o número de dias até a nova compra com o fornecedor.

Por exemplo, suponha que você tenha um produto X, com consumo médio de 2 unidades por dia. Além disso, o tempo de reposição é de 15 dias.

Nesse caso, o estoque mínimo para essa mercadoria deve ser 2x15, igual a 30 unidades.

Dessa forma, é possível calcular o estoque para todos os produtos da loja, ou determinar o indicador mais importante para a empresa, dependendo das suas características.

Benefícios da otimização da gestão do estoque mínimo para sua empresa

Embora determinar o estoque mínimo seja um passo importante, esse indicador só atingirá seu máximo potencial junto de uma gestão eficiente.

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância desse controle, veja alguns dos benefícios que otimizar seu estoque pode trazer:

O estoque mínimo melhora o fluxo de trabalho

Com uma gestão de estoque eficiente, é possível melhorar o fluxo de trabalho e otimizar outras rotinas que dependem desse setor.

Por exemplo, os colaboradores poderão gastar menos tempo na organização do estoque, ou realizando tarefas manuais.

Com isso, poderão seguir para outras funções mais rápido, agilizando todo o processo.

Enquanto isso, o estoque é fundamental para uma série de atividades.

Ao determinar o estoque mínimo, por exemplo, o setor de contabilidade poderá calcular o valor necessário para atingir essa meta.

Enquanto isso, o setor de compras poderá se preparar para fazer os pedidos para o fornecedor, enquanto o setor de administração registra esses dados mais rapidamente.

No entanto, para calcular o estoque mínimo, é importante ter uma boa gestão, de modo que essa organização impacta diretamente uma série de outras áreas na empresa.

Por isso, ao investir no controle de estoque, é possível melhorar todo o fluxo do negócio.

Permite conhecer mais a empresa

Otimizar a gestão de estoque da sua empresa permite que você conheça mais sobre ela e como ela opera.

Como mencionamos, existem diversas informações cruciais que só podem ser descobertas pelo estoque.

Por exemplo, quais são os produtos mais vendidos, ou as mercadorias que possuem menor saída.

Além disso, os dados utilizados para calcular o estoque mínimo também dependem de um registro eficiente desse setor.

Dessa forma, ao ter uma organização adequada, você poderá conhecer melhor o seu próprio negócio, suas rotinas e informações essenciais para outros processos.

Ajuda na elaboração de campanhas estratégicas

Ao conhecer melhor a sua empresa, você e sua equipe serão capazes de elaborar campanhas mais estratégicas para potencializar as vendas.

Por exemplo, a gestão de estoque permite saber que determinado produto está com menor saída.

Com isso, existe a possibilidade de criar campanhas e divulgações que foquem nessa mercadoria, para expandir o seu alcance e aumentar o número de vendas.

A elaboração de um estratégia mais eficiente não seria capaz sem uma gestão de estoque, que permite não apenas conhecer mais sobre a empresa, mas também trabalhar para torná-la mais produtiva.

Como otimizar seu inventário para manter um estoque mínimo

Por fim, para manter o seu estoque mínimo, garantir a alta acuracidade do seu estoque, assim como todos os benefícios que esse indicador traz, existem algumas dicas que podem ajudar.

A princípio, mantenha um registro de vendas periódico e organizado. Afinal, são eles que auxiliam no cálculo do índice.

Inclusive, recomenda-se determinar o estoque mínimo de maneira recorrente, pois a empresa pode alterar seu fluxo e criar novas demandas com o tempo.

Além disso, ter uma organização prática e lógica também ajuda a otimizar o seu inventário.

Por exemplo, determinar uma ordem de saída das mercadorias, verificar quais as melhores condições de armazenamento e ter um sistema que ajude a guardar os produtos de maneira proveitosa.

Finalmente, essas e outras rotinas podem ser otimizadas com a ajuda da tecnologia.

Os novos sistemas automatizados podem ser grandes aliados na organização do seu estoque. Por isso, considere investir em uma plataforma de dados, e até mesmo em sistemas que mecanizam as tarefas mais burocráticas.

De acordo com um consultor especializado para o Estadão, até mesmo micro e pequenas empresas podem aderir a uma gestão otimizada, por meio de planilhas.

Dessa forma, você poderá calcular e manter um estoque mínimo adequado, independente do tamanho.

Utilize um sistema de controle de estoque!

Depois de conhecer tantos benefícios do estoque mínimo, é inegável que esse índice é de extrema importância para sua empresa.

No entanto, ele não atua sozinho, pois depende de uma série de fatores que contribuem para torná-lo ainda melhor.

Nesse caso, ter um estoque organizado depende diretamente de uma boa gestão, e, para isso, é fundamental usar um sistema de controle no seu negócio.

Além de automatizar diversas rotinas, ele também ajudará a manter seu estoque organizado, permitindo que a sua empresa atinja o seu potencial máximo.

Por isso, invista em um bom sistema de controle de estoque, para administrar seus produtos de forma eficiente e prática!

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