Inventário de estoque: para que serve, principais tipos e como fazer

O inventário de estoque é fundamental para realizar o gerenciamento do seu estoque de maneira adequada.

O estoque é um dos ativos mais importantes para uma empresa, afinal, são os seus produtos que giram a receita do negócio, não é mesmo?

Dependendo dos canais de venda que você utiliza e os tipos de produtos, são necessárias técnicas diferentes. Entretanto, existem algumas ações que servem como base para a boa execução de um inventário do estoque.

E a receita está aqui!

Continue a leitura e saiba como fazer o seu inventário de estoque da forma correta!

Mas afinal, o que é inventário de estoque?

O inventário de estoque trata-se de uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa.

Esse inventário pode conter tanto os itens que estão armazenados internamente quanto de produtos que estão armazenados em outras dependências como contêineres alugados, por exemplo.

Através do inventário do estoque é possível padronizar, de forma efetiva, todas as mercadorias, incluindo planejamento logístico e gestão financeira.

Nesse cenário, a rotina de identificação e classificação dos produtos é de suma importância para manter o controle dos itens que são armazenados.

Inclusive, a legislação brasileira estende a regulamentação de um inventário, sendo o Conselho Federal de Contabilidade o órgão responsável por isso.

Dessa forma, dentro das Normas Brasileiras de Contabilidade, existem padrões a serem seguidos para se fazer um inventário.

Para exemplificar, o órgão exige que toda empresa deve possuir um Registro de Inventário, que é um livro para registrar tudo que é armazenado.

Nessa realidade, se a sua empresa é tributada com base no lucro real, o livro deve ser escriturado ao final de cada período, seja trimestralmente ou anualmente.

Mas, por que o inventário de estoque é tão importante?

Imagine quão perdido os gestores de uma empresa estariam se não soubessem a quantidade e o que a empresa armazena?

Realmente, não faz sentido não ter controle dos ativos mais importantes do negócio, não é mesmo?

Nessa realidade, o inventário de estoque representa o braço direito da sua empresa, pois permite que você atenda melhor os pedidos dos clientes, evitando possíveis atrasos ou falta de produtos. 

Consequentemente, isso reduz perdas e desperdícios, ocorrendo uma drástica redução nos custos deste setor tão importante para as empresas.

Por último e não menos importante, o inventário de estoque também auxilia a sua empresa a entregar informações fiscais para os órgãos competentes para a fiscalização.

Com isso, os dados entregues ao governo não divergem da realidade. 

Entenda os principais benefícios de realizar o inventário de estoque?

Normalmente, muitas empresas fazem o controle de estoque com base apenas no que foi comprado e nas vendas. 

Entretanto, através desse tipo de gestão, muitas vezes a realidade não é refletida.

Com o inventário de estoque, você sabe exatamente quais e quantos produtos estão no seu armazenamento.

A verdade é que, com esse conhecimento das mercadorias, é possível saber quais itens você deve comprar, quais estão com fluxo maior ou menor de saída e, assim, tomar decisões mais assertivas.

Apesar de parecer uma ação óbvia, muitos negócios não têm o controle correto do seu inventário.

Consequentemente, compram mais produtos do que deveriam ou deixam faltar os produtos que saem mais.

E qual o resultado disso? Capital estagnado!  

Outro benefício de realizar o inventário de estoque é evitar dar perdas de mercadorias por furtos, desvios ou até para controle de produtos perecíveis.

Um exemplo de controle de estoque completo e preciso seria em caso de Lojas de Suplementos e Produtos Naturais, visto que é preciso de um controle rigoroso para evitar que alguns produtos orgânicos estraguem e resultem em prejuízos para a empresa.

Afinal, se você sabe exatamente o que está armazenado, é possível identificar esse tipo de perda cedo e mitigar as práticas que geram perda de receita.

Conheça os principais tipos de inventário de estoque

Vejamos agora, quais são os principais tipo de inventário e que podem ser aplicados no seu negócio:

Inventário rotativo

Nesse modelo, você, lojista, monta um planejamento e estabelece uma frequência para realizar o levantamento dos itens.

Dessa forma, a contagem de produtos e matérias-primas ocorre em períodos pré-determinados.  

Nesse método de avaliação, a frequência pode ocorrer por dia, semana ou mês, o que é mais comum.  

O interessante do inventário rotativo é que ele aumenta a eficiência do estoque, visto que consegue identificar mais rapidamente os problemas. 

Inventário cíclico

O inventário cíclico ocorre em períodos pré-determinados, assim como no rotativo.

Entretanto, a contagem de produtos e matérias-primas ocorre de forma mais complexa. 

No inventário cíclico a contagem pode ser realizada várias vezes em um mesmo dia.  

Essa modalidade é especialmente funcional para as empresas que possuem uma movimentação muito grande de mercadorias.

Dessa forma, o levantamento dos itens se torna mais preciso, gerando um controle total do estoque. 

Inventário periódico

O inventário periódico é realizado pela empresa no final de um período contábil, como no último dia de um mês ou final de um trimestre. 

Geralmente, essa modalidade é aplicada em pequenas empresas que mantêm quantidades mínimas de produtos em estoque. 

Inventário dinâmico ou parcial

Nesse modelo, o gestor realiza somente o levantamento de determinados produtos ou mercadorias específicas. 

É comum que o inventário dinâmico ou parcial seja realizado por empresas de grande porte, que possuem um estoque maior e mais variado de produtos.  

Inventário anual

Como o próprio nome diz, o inventário anual é realizado somente uma vez ao ano e esse modelo serve para levantar todos os bens que a empresa possui no estoque ao final do ano.

Tendo em vista a sua complexidade, normalmente esse modelo de contagem é mais demorado.

Afinal, o volume de informações a serem detalhadas pelo gestor é muito maior.

No inventário anual, devem ser levantadas as características de cada item, as quantidades disponíveis em estoque, os valores de cada componente, lote e validade, entre outros dados. 

Além disso, também é necessário confirmar se os resultados obtidos estão de acordo com o inventário contábil. 

Inventário geral

Nele, todos os elementos que fazem parte da estrutura da empresa são verificados.

Então, bens móveis e imóveis, itens do almoxarifado, máquinas e equipamentos, materiais de consumo e ferramentas, são avaliados.

Esse tipo de inventário é interessante para ter uma visão mais ampla sobre os itens que compõem o seu patrimônio. 

Quando é necessário que a sua empresa faça o inventário de estoque?

Vimos até aqui o que é o inventário estoque e quais são os tipos, mas você já parou para se perguntar quando o fazer?

Aqui vão algumas situações que pode te fazer começar agora mesmo a montar o inventário da sua empresa:

Produtos extraviados

Em empresas com uma grande quantidade de matérias-primas, produtos estocados e muitas pessoas tendo acesso a esses itens, é comum que esses itens sejam extraviados.

Bem, esse desvio pode ocorrer de forma acidental ou não.

Quando os extraviamentos ocorrem uma vez ou outra, esse não é um grande problema.

Entretanto, quando é percebido uma maior frequência, é chegada a hora de realizar um inventário de estoque.

Produtos encalhados

Quem trabalha no armazenamento sabe: você sempre estará sujeito a excesso de mercadorias encalhadas, em especial, quando o setor de compras não compreende a realidade do estoque. 

Então, se você perceber que o seu estoque está cheio de mercadorias com pouco giro, está na hora de realizar um inventário.

Dessa forma, serão atualizadas as informações de produtos e ver quais devem ser comprados ou não.

Falta de produtos

Imagine você fazer aquela promoção incrível e os seus clientes se empolgam e compram bastante.

Você terá uma surpresa muito desagradável ao perceber que no estoque não existe a mesma quantidade de itens que consta nos pedidos do sistema.

Diante dessa realidade, é de caráter urgente que você realize o inventário do seu estoque o mais rápido possível para saber o que está disponível ou não para a venda. 

Falhas nos processos de compras

Quando o setor de compras não tem em mãos os números exatos do que está realmente armazenado no estoque, é comum que ocorram falhas na hora da aquisição.

Falhas que envolvem pouco tempo de negociação com fornecedores, caso seja necessária uma compra de emergência, gastos excessivos, risco do produto perder seu tempo de vida útil enquanto está encalhado no estoque, etc.

Então, quando não se sabe exatamente quais matérias-primas e materiais precisam ser comprados, está na hora de fazer um inventário de estoque.

Com isso, podem ser evitadas aquisições erradas e compras de urgência. 

Como fazer o inventário de estoque?

Agora que você já entende a importância e o impacto que o inventário de estoque pode ter no seu negócio, está na hora de colocar em prática e começar a executar o seu inventário.

Controle de estoque

A primeira ação que você deve realizar antes de começar o seu inventário é fazer o controle de estoque.

Basicamente, é necessário ter toda uma estrutura de cadastro de produtos já pré-estabelecidas.

Dessa forma, realizar o seu inventário será uma tarefa menos maçante.

Então, antes de pôr a mão na massa e começar de forma precipitada o inventário, primeiro organize questões como:

• Cadastros;
• Importação de nota fiscal;
• Relatórios;
• Movimentação; 
• Ajustes de estoque;
• Processos de compra;
• Saída de estoque;
• Etc.

Detalhamento de todos os seus produtos

É fundamental que, na confecção do inventário, todos os produtos sejam detalhados, especificando as suas características, como numeração do lote, validade e tipo de produto. 

Essa ação é fundamental tendo em vista que, no estoque, podem haver mercadorias parecidas.

Dessa forma, quanto mais detalhado for o inventário, mais fácil será rastrear um determinado item.

Tenha processos claros de conferência de produtos

Tendo em vista que existem dezenas, centenas e até mesmo milhares de itens para contar, o ideal é conferir cada contagem com uma equipe.

Equipe que pode ser designada em horários diferentes, dependendo da quantidade de produtos. 

Por isso, é necessário um planejamento antecipado para realizar o inventário, data, horário, quantidade de pessoas que serão escaladas, verificar se o movimento de loja irá ser pausado durante o inventário ou se será realizado em um fim de semana. 

Vale ressaltar que o inventário não é realizado apenas uma vez dentro do período estipulado. Ele deve ser conferido, novamente, mais uma ou duas vezes. 

Você programar um inventário realizado em três turnos com equipes diferentes, por exemplo.

Com isso, se todos os levantamentos chegarem ao mesmo número, então quer dizer que a contagem foi realizada da forma correta.

Defina a periodicidade do seu inventário de estoque

Ter uma periodicidade do seu inventário é de suma importância para aumentar a segurança do seu estoque e evitar declarações com erros para o fisco.

Quando o inventário é atualizado de forma periódica, caso o produto desapareça do seu estoque, você só precisará conferir o último inventário lançado.

Não somente, a periodicidade é fundamental para enviar as informações atualizadas e condizentes com a realidade para o governo.

Tenha uma boa gestão de estoque

A gestão de estoque é fundamental para que o seu inventário esteja condizente com a realidade.

Quando você tem o controle perfeito de todos os itens que estão no armazenamento, muitos benefícios podem ser garantidos para a empresa.

Entre eles, a continuidade das operações e a otimização dos recursos disponíveis, além da elaboração de novas estratégias logísticas para otimizar a operação.

Dessa forma, ocorre a redução de custos e maximização dos retornos financeiros. 

Faça uma recontagem

A recontagem é a prova real de que os números levantados anteriormente estão corretos. 

Mesmo que o cadastro esteja automatizado e devidamente registrado no sistema da empresa, o inventário é passível de erro humano.

É fundamental que as informações estejam corretas.

Dados inconsistentes podem prejudicar a empresa futuramente, em especial, quando é preciso um produto que consta disponível no sistema e ele está indisponível no estoque.

Validação com sistema de gestão de estoque

Com todos os dados levantados sobre o seu estoque de produtos e materiais, o próximo passo é cruzar informações com o seu sistema de controle de estoque.

Dessa forma, é possível encontrar as falhas no controle e atualizar com os dados que condizem com a realidade.  

Como um sistema de gestão pode ajudar no seu inventário de estoque?

Como você pôde notar, a atividade de levantamento de estoque e geração de inventário é composta por muitas etapas e elementos.

Dispor de uma equipe para realizar o inventário de forma rápida muitas vezes não é uma realidade para muitas empresas.

Afinal, a contagem de estoque é uma tarefa bastante maçante e demorada, e que exige total controle em relação aos erros humanos.

Nesse momento, um grande aliado para essa tarefa é a tecnologia!

Até pouco tempo, as empresas dependiam apenas de métodos 100% manuais para fazer o levantamento de produtos.

Agora, você pode utilizar a solução da Tedsys para realizar de maneira facilitada a contagem do seu estoque!

Conosco você pode realizar inventários com equipamentos coletores de dados e ganhar velocidade em sua operação. 

Com a nossa solução, é possível realizar inventários totais ou parciais que podem ser unificados!

Além disso, você ainda pode realizar o acerto com data retroativa e o sistema realiza todos os cálculos de entradas e saídas de forma automática!

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