Existe uma informação que todos os empresários devem conhecer: o que é nota fiscal! Independentemente do segmento e do formato, hora ou outra todo empresário se depara com a necessidade desse comprovante – seja para emiti-lo ao cliente, seja para recebê-lo de um fornecedor ou prestador de serviço.
Pensando nisso, neste artigo reunimos tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal, desde os tipos existentes no Brasil até o segredo para emitir esse documento com mais segurança e agilidade. Acompanhe a leitura!
O que é nota fiscal?
Esse é o documento oficial brasileiro para registrar vendas e prestação de serviços, sendo a opção mais utilizada pelos empreendedores na prestação de contas ao Fisco federal, estadual e municipal.
Isso porque ele informa todos os dados necessários sobre faturamento e impostos pagos pela empresa com exatidão.
Feito esse resumo sobre a nota fiscal, destacamos que, há mais de 10 anos, entrou em vigor a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que é emitida de modo on-line.
Esse formato trouxe mais agilidade, segurança e economia para os gestores, pois, além de reduzir a necessidade de imprimir o documento, transmite os dados automaticamente aos órgãos públicos.
IMPORTANTE: a emissão de nota é obrigatória (salvo exceção que mostraremos adiante) e jamais deve ser negada ao cliente.
Diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal
Uma dúvida bastante comum entre os empresários, além de saber o que é nota fiscal, é a diferença entre cupom e nota. Você também não sabe? Vamos lá:
Geralmente utilizado no varejo, o cupom é gerado por uma impressora específica para isso: o Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Seu objetivo é apenas comprovar uma venda, constando dados sobre a empresa (local, data e horário da compra, descrição do produto, forma de pagamento, etc.) e não sobre o cliente.
Portanto, serve para o consumidor final ter um registro do que comprou.
Já a nota fiscal é o documento mais completo, discriminando dados detalhados do estabelecimento, do cliente e da mercadoria.
Com emissão virtual, pode ser gerada uma a uma pelo portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou por um sistema de gestão (essa a opção mais vantajosa, pois parte dos campos são preenchidos automaticamente, reduzindo erros e economizando tempo).
SAIBA DISSO: na dúvida, opte sempre pela emissão de nota, pois ela não pode ser fraudada (mais segurança para você e seus clientes). Além disso, algumas lojas e fabricantes não aceitam o cupom para realizar trocas ou devoluções.
Sei o que é nota fiscal, mas será que preciso emitir?
De acordo com a legislação atual, toda empresa que contribui com Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) ou Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) está obrigada a emitir nota fiscal.
Ou seja: basicamente, todo empresário que comercializa produtos ou presta serviços tanto no varejo físico (PDV) quanto no e-commerce.
A única exceção é para os Microempreendedores Individuais (MEIs), que não são obrigados a emitir o documento quando o cliente é Pessoa Física, mas se ele solicitar a nota ela deve ser gerada. Essa brecha para MEI não se aplica às operações realizadas para Pessoa Jurídica. Nesse caso, a nota fiscal é obrigatória.
Qual a importância da nota fiscal?
Até aqui explicamos para você o que é nota fiscal e quais as principais diferenças entre ela e o cupom fiscal. O próximo passo é entender a importância desse documento tanto para empresas quanto para consumidores. Conforme o Portal da Nota Fiscal eletrônica, a versão digital traz os seguintes benefícios:
O que é nota fiscal para empresas?
– Economia (redução das despesas com compra de papel, impressão, armazenagem e envio do documento fiscal);
– Simplificação de obrigações acessórias (dispensa de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, por exemplo);
– Agilidade nos transportes de mercadorias (caminhões que circulam em Postos Fiscais de Fronteira);
– Incentivo ao relacionamento eletrônico com clientes;
– Transparência junto à Receita Federal (melhora o controle fiscal);
– Segurança (documentos têm menos chances de danos e extravio);
– Padronização dos campos e dados preenchidos;
– Integração simplificada entre varejo físico e plataformas de e-commerce;
– Credibilidade (clientes sabem que estão adquirindo mercadoria ou serviço legalizado).
E para consumidores?
– Menos uso de papel e consequente diminuição de impacto ambiental;
– Agilidade na finalização da compra;
– Praticidade (pode receber o documento por e-mail);
– Segurança legal para trocas, devoluções e uso de garantia.
ATENÇÃO: você precisa saber que não emitir nota, bem como falsificar o documento ou omitir valores é ilegal e acarreta penalidades.
Os casos de sonegação, por exemplo, são passíveis desde multa (que pode chegar a 225%) até dois a cinco anos de reclusão. Portanto, já que você sabe o que é nota fiscal e sua relevância, leve a emissão desse documento a sério!
Tipos de nota fiscal
Talvez você não saiba, mas existem mais de 10 tipos de nota fiscal eletrônica! Preparamos um resumo sobre cada um deles nos tópicos a seguir. Acompanhe!
NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E)
Conforme mencionamos anteriormente, é a versão digitalizada do modelo tradicional e serve para venda de mercadorias com cobrança de ICMS ou IPI. Para ser expedida, exige autorização da Secretaria Estadual da Fazenda onde a empresa está inscrita.
Sempre que o produto for transportado para outra cidade, deve ser gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFe) para acompanhar o pedido. Esse detalhe faz muita diferença para quem vende por marketplaces, loja virtual própria ou redes sociais com intuito de atender clientes em outras localidades.
NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E)
Voltado para legalizar o trabalho realizado por prestadores de serviços, deve ser emitida com integração à prefeitura onde o CNPJ está registrado (necessita Inscrição Municipal). Costuma ser utilizado empresas de pequeno e médio porte, além de MEIs.
NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA (NFC-E)
Alternativa bastante utilizada para substituir o cupom fiscal emitido por ECF, é a escolha de muitos varejistas e comerciantes de segmentos como padaria, lanchonete, Pet Shop, entre outros.
NOTA FISCAL AVULSA (NFA-E)
Sabendo o que é nota fiscal, também vale conhecer a versão avulsa do documento. Ela é usada por categorias de empreendedores que não contribuem com ICMS, portanto, não estão obrigados a emitir NF-e mas precisam expedir o documento porque o cliente solicitou. Esse formato só é vantajoso para quem emite poucas notas no mês – geralmente Microempreendedores Individuais e microempresas.
Atenção: mesmo sendo eletrônica, a validade da nota fiscal avulsa se dá pelo papel, exigindo o armazenamento impresso. Para conhecer as regras desse formato, consulte a Sefaz do seu estado.
NOTA FISCAL DE ENTRADA
Comprova o recebimento de mercadorias, devendo ser emitida tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador (quando dá entrada em um produto importado, adquire item de leilão, entre outras situações).
CUPOM FISCAL ELETRÔNICO (CF-E)
Validado por meio da assinatura digital do contribuinte e autorização do órgão fiscal, não tem opção de ser impresso. As principais vantagens desse formato são economia e praticidade, pois dispensa o uso do ECF (impressora específica), além de reduzir obrigações acessórias.
CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E)
Com tributação por ICMS, serve para transporte entre estados ou municípios. O arquivo, emitido no formato XML, exige assinatura digital e liberação da Sefaz estadual. Esse formato eletrônico é uma boa solução para tornar o processo de faturamento mais ágil, reduzir custo com frete e minimizar erros no preenchimento.
MÓDULO FISCAL ELETRÔNICO (MF-E)
Não basta saber o que é nota fiscal sem conhecer as particularidades do seu estado (se houver). No Ceará, por exemplo, o MF-e é um aparelho que existe para suprir a legislação fiscal em relação ao Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e). Isso para substituir o Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
Se a sua empresa está localizada no Ceará, informe-se sobre os detalhes com a Sefaz estadual.
Vale citar, ainda, mais um caso que também utiliza outra ferramenta para substituir o ECF, o Estado de São Paulo. Nesse caso, o equipamento em questão, é o SAT – Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos.
O SAT documenta, eletronicamente, as operações comerciais do Estado de São Paulo e repassa elas de forma automática e periódica à Secretaria da Fazenda.
Por isso, é sempre prudente verificar quais as opções mais indicadas a serem utilizadas no seu estado.
MANIFESTO DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS (MDF-E)
Utilizado para apenas uma operação, é utilizado por empresas que realizam transporte rodoviário entre estados ou municípios e estão responsabilizadas pelo frete com mais de um Conhecimento De Transporte Eletrônico (CT-e). Também vale para companhias que enviam produtos em fretes com mais de uma NF-e.
NOTA FISCAL COMPLEMENTAR
Mesmo sabendo o que é nota fiscal e tomando cuidado no preenchimento dos dados, em algum momento podem acontecer equívocos como variação na cotação da moeda (para exportação); preço do produto ou serviço desconforme com o reajuste vigente; erro no lançamento de impostos, entre outros.
É aí que entra a complementar, uma das mais utilizadas para sinalizar erros. A finalidade desse documento é corrigir valores tributários e, para validar a operação, precisa ser anexado à nota original.
NOTA FISCAL DENEGADA
Toda nota fiscal passa pela avaliação da Secretaria da Fazenda, que utiliza regras para aprovar, denegar ou rejeitar o documento. A Denegada é aquela que teve irregularidades identificadas pela Sefaz (elas podem se referir tanto ao emissor quanto ao destinatário).
Quando isso acontece, a nota não pode ser faturada, corrigida nem cancelada.
Nesse caso, ela deve ser registrada como denegada e guardada pelo prazo de cinco anos, conforme determina o Artigo 173 da Lei 5.172.
NOTA FISCAL REJEITADA
Quando o documento contém equívoco (falta ou erros de dados), o emissor é automaticamente avisado da rejeição pela Sefaz e tem a chance de fazer a correção. Ao contrário da denegada, a nota rejeitada não é armazenada, podendo ser alterada e retransmitida.
Principais causas de rejeição: CNPJ inválido; Inconsistência com o Certificado Digital; Problemas com a Inscrição Estadual do emissor; Duplicidade e incoerência com PIS e Cofins.
NOTA FISCAL DE REMESSA
TODO transporte de mercadorias precisa estar acompanhado de nota fiscal? Não é bem assim! Quando não há objetivo de venda (transferência do depósito para a loja ou entre filiais, por exemplo), não é necessário aplicar a incidência de impostos.
Nessa situação, basta emitir a nota fiscal de remessa e mantê-la com quem estiver transportando o produto.
Transporte de brindes, doações, mercadorias em conserto/manutenção, envio de amostra grátis, e mercadorias para exposições também podem utilizar esse tipo de nota, pois não configura venda.
NOTA FISCAL DE EXPORTAÇÃO
Documento exigido por toda operação de venda para fora do Brasil com o intuito de registrar a movimentação fiscal e contábil junto à Sefaz.
Se o valor é superior a três mil dólares americanos ou quantia equivalente a outra moeda, é obrigatória a emissão da Invoice – documento parecido com a nota fiscal exigido em transações comerciais internacionais.
Como funciona a nota fiscal?
Além de explicar o que é nota fiscal eletrônica e apresentar os principais tipos e vantagens deste documento, é interessante comentarmos como funciona o processo de emissão e validação.
- Quando a venda é feita, a empresa emite a nota com todas as informações pertinentes ao seu formato (NFC-e, NFS-e, etc.). Após assinatura com certificado digital, o documento é encaminhado pela internet para a Sefaz estadual.
- O órgão fiscalizador avalia a nota fiscal, podendo definir que ela foi autorizada, denegada ou invalidada. Caso aprovada, é emitida a Autorização de Uso com a geração de uma chave de acesso compartilhada com o emissor e o cliente, para que todos possam consultar as informações da operação.
- Nos casos de trânsito de produtos (comum nas vendas on-line), é preciso gerar uma via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Ele contém um resumo dos dados, incluindo um código de barras que simplifica o acesso por parte dos fiscais.
PRINCIPAIS INFORMAÇÕES
– Data e horário;
– Valor unitário e total;
– Descrição dos itens vendidos ou serviços prestados;
– Impostos e tributos incidentes sobre cada mercadoria;
– Dados sobre o cliente;
– Dados da transportadora (quando necessita frete);
– Forma de pagamento.
Como emitir nota fiscal?
O primeiro passo é saber qual a principal finalidade da nota que sua empresa deve emitir (produto, serviço ou consumidor). Esses são os formatos básicos e variam conforme a estrutura empresarial (varejo, prestação de serviços, etc.).
Depois, adquira um certificado digital em alguma autoridade certificadora devidamente credenciada. Ele pode ser nos modelos A1 (com validade de um ano, funciona por meio de um software instalado no computador) ou A3 (válido por três anos, é operado com uso de um cartão ou token).
Outra etapa essencial é o credenciamento fiscal, que varia de acordo com o segmento. Comerciantes, por exemplo, devem se cadastrar na Sefaz estadual, já prestadores de serviços precisam procurar a prefeitura municipal. Informe-se sobre esses detalhes com seu contador e evite transtornos!
Por fim, você pode optar por gerar nota fiscal através de um emissor gratuito (estadual ou municipal, caso a prefeitura tenha a versão eletrônica) OU contratar um emissor pago – na maioria dos casos essa é a melhor opção.
Sabendo o que é nota fiscal, simplifique o processo com sistema de gestão
Chegamos ao final do artigo com uma boa notícia: é possível otimizar a emissão de nota fiscal com o uso de um bom sistema gestão! Esse software, acessado via computador com internet, armazena os documentos na nuvem, acabando com a necessidade de salvar tudo na máquina.
A principal vantagem é acelerar a emissão, pois preenche alguns campos automaticamente. Além disso, o sistema de gestão conta com funcionalidades como gestão de estoque e cadastro de produtos, que, além de otimizar o preenchimento da nota fiscal, oferecem um controle bem mais preciso sobre tudo o que acontece na operação.
COMECE AGORA
Já que você sabe o que é nota fiscal, qual sua importância e como simplificar o processo, experimente as soluções do Tedsys, o sistema de gestão completo para sua empresa!
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