O que é PDV e como escolher o sistema ideal para sua loja

Entender o que é PDV é um dos primeiros passos para formalizar o seu estabelecimento e potencializar as suas operações de maneira profissional.

O setor varejista vem sofrendo profundas modificações nas últimas décadas, principalmente pelas inovações proporcionadas pela tecnologia, responsáveis por inúmeros processos de automatização e integração no comércio.

Nesse cenário, os sistemas de venda deixaram de ser apenas um diferencial e se tornaram uma necessidade para o empreendimento que planeja otimizar suas rotinas e alcançar rendimentos positivos.

Entretanto, mesmo com o número crescente de plataformas no mercado, muitos vendedores ainda podem não conhecer esse software, ou qual a diferença entre suas funcionalidades.

Pensando nisso, nós preparamos um guia completo para te ajudar a entender o que é PDV, quais suas principais ferramentas e como escolher o melhor programa para o seu empreendimento varejista.

O que é PDV?

PDV é a sigla para Ponto de Venda, um software especializado na realização e no registro de vendas.

Esse sistema também é conhecido como Frente de Caixa e, como o nome indica, ele é uma das principais plataformas que atuam de forma automatizada nas rotinas de balcão, incluindo procedimentos como:

  • Registro de produtos;
  • Identificação de clientes;
  • Emissão de notas;
  • Troca de produtos;
  • Rotinas de caixa.

Enquanto realiza essas operações, o PDV também integra, ao mesmo tempo, diferentes setores do estabelecimento, promovendo um fluxo de trabalho otimizado e unificado.

Os departamentos mais comuns integrados à essa plataforma são o estoque de produtos e também os sistemas de gestão de notas, por estarem diretamente associados aos processos que ocorrem no caixa.

No entanto, todos os setores de um comércio podem ser influenciados por esse sistema automatizado, o que o torna indispensável para empresas de atendimento ao cliente.

Usualmente, o Ponto de Venda funciona a partir de um terminal comum, que armazena todos os cadastros relacionados ao estabelecimento, como clientes e produtos.

Na hora da venda, o software localiza as informações e realiza o devido registro de todos os dados pertinentes no banco de dados.

Nesse caso, essa plataforma não apenas contabiliza a compra, como também deduz o produto do estoque e atribui a comissão do vendedor automaticamente, por exemplo.

Assim, o software pode auxiliar tanto na padronização e automação das vendas quanto na otimização de outros setores.

Sistema PDV e estabelecimento PDV: qual a diferença?

Para entender o que é PDV de maneira clara e assertiva, é importante pontuar a diferença entre duas das siglas mais conhecidas no mercado comercial.

Isso porque existe o sistema PDV e o estabelecimento PDV, que representam elementos distintos, embora igualmente importantes para uma loja.

A princípio, o sistema Ponto de Venda é, como descrito, um software que auxilia nas rotinas de vendas e balcão. Ele pode integrar o caixa, o estoque, o setor financeiro e outros departamentos em um único banco de dados, automatizando os processos.

Enquanto isso, um Ponto de Venda no estabelecimento refere-se a um local permanente de exposição de produto, que permanece no mesmo estande independentemente da sazonalidade ou promoções.

Apesar de ambas as siglas representarem elementos relevantes para as rotinas de um estabelecimento comercial, é necessário diferenciar os conceitos, para compreender o que é PDV corretamente.

PDV, sistema de gestão e ERP

Além disso, é comum que algumas pessoas também questionem o que é PDV, e qual sua diferença para sistema de gestão e ERP, programas que também são empregados em negócios diversos.

No entanto, trata-se de softwares distintos, com funcionalidades e objetivos diferentes.

PDV é uma plataforma que auxilia nas rotinas de venda, como fazer a leitura de produtos no caixa e emitir notas fiscais.

Enquanto isso, o sistema de gestão refere-se a uma plataforma integrada de maneira geral, que pode, ou não, incluir rotinas de caixa. Sua função não é focada em vendas, mas em rotinas administrativas mais convencionais.

Nesse caso, esse programa promove a integração dos setores e o compartilhamento de dados.

Por fim, ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado. Apesar do nome, esse programa também se distingue dos demais, pois seu foco é em informações corporativas.

Isso pode incluir dados sobre os colaboradores, produção e patrimônio. Assim, o ERP oferece um foco mais concentrado nos processos organizacionais.

Por serem de departamentos diferentes, todos os sistemas podem ser úteis para o empreendimento, cada qual com sua funcionalidade.

Como funciona um sistema PDV

Para entender o que é sistema PDV e como ele funciona, é importante conhecer suas principais funções e recursos. Por isso, entenda mais sobre cada um deles:

Vendas

A princípio, os objetivos que definem as atividades principais do que é PDV são voltados para as vendas.

Isso porque a plataforma é direcionada especialmente para esse segmento, afinal, seu desenvolvimento busca automatizar e facilitar as rotinas do caixa.

Assim, o vendedor começa realizando o cadastro dos produtos no estoque e alimentando o banco de dados integrado com o sistema PDV.

Posteriormente, o terminal irá listar as quantidades e detalhes de cada registro, unindo ao programa do caixa. 

No momento em que o cliente for pagar sua compra, o leitor de código de barras lê o produto e identifica com o estoque.

Em seguida, contabiliza a venda e emite as devidas notas fiscais, já em integração com os sistemas externos.

Pré-vendas, orçamentos e troca de produtos

As rotinas de pré-venda podem incluir uma série de procedimentos que antecipam a compra efetiva, mas que também são fundamentais para o negócio.

Por exemplo, a reunião de informações sobre o cliente, como cadastros, ou o registro do produto antes de seguir para o pagamento.

Nesse caso, as atividades ocorrem em softwares auxiliares, que alimentam o sistema PDV com certos dados.

Além disso, essa plataforma também permite a consulta de preços para orçamentos, ou acesso ao cadastro de vendas para estornos e trocas.

Em suma, compreender o que é PDV também possibilita seu uso em outras atividades.

Controle de caixa 

Uma das principais funcionalidades que definem o que é PDV é seu controle de caixa.

Por meio de uma plataforma Frente de Caixa, é possível realizar o gerenciamento de todas as entradas e saídas de recursos, registro de vendas e contabilidade das receitas.

Dessa forma, o vendedor também pode contar com a função de fechamento de caixa, que calcula automaticamente os recebimentos e possíveis saídas.

Assim, o software auxilia na conferência do faturamento e no correto monitoramento do caixa.

Emissão de Nota fiscal

Enquanto isso, o sistema PDV também possui integração com os sistemas externos de emissão de nota fiscal.

Com isso, o vendedor não precisa se preocupar em utilizar vários programas independentes para gerar os documentos, podendo acessá-los manualmente.

Além disso, essa funcionalidade identifica automaticamente informações relevantes para as notas, como cadastro do cliente e do estabelecimento.

A sistematização deste processo diminui as chances de erros e otimiza o lançamento dos comprovantes.

Pagamentos digitais com TEF

Outra função essencial que ajuda a entender o que é PDV são os pagamentos digitais com Transferência Eletrônica de Fundos (TEF).

Basicamente, trata-se das maquininhas de cartão de débito e crédito, que também são integradas com os Pontos de Venda.

Desse modo, é possível ler as informações do consumidor e realizar o débito dos fundos nesse método de pagamento em associação aos demais órgãos financeiros.

Isso é possível graças à conexão externa do software com outros bancos de dados, além de ser uma plataforma que conta com a tecnologia necessária para realizar esse tipo de transação no estabelecimento.

Integração com sistema de gestão ou ERP

Por fim, o sistema PDV também possui integração com outros sistemas de gestão ou ERP, podendo ser utilizados em conjunto para potencializar o gerenciamento do negócio.

Como programas de gestão, ambos os softwares permitem um acesso compartilhado ao banco de dados do empreendimento, facilitando o compartilhamento de dados e comunicação entre setores.

Dessa forma, é possível não apenas automatizar as rotinas de vendas no caixa, mas também o controle de estoque, a conferência financeira e a execução de rotinas administrativas, por exemplo.

A integração do PDV com outro sistema de gestão pode aumentar seu alcance, potencializando seus benefícios e os rendimentos do comércio.

Por que implantar um sistema PDV?

Por que implantar um sistema pdv

Mesmo depois de entender o que é PDV e quais são as principais funcionalidades desse sistema, diversos vendedores ainda não compreendem a importância dessa plataforma para seu negócio.

Nesse caso, vale a pena destacar os benefícios de um software como esse, e os principais motivos para implantá-lo:

Agilidade nos processos

Um sistema PDV oferece muito mais agilidade para todos os processos que ocorrem no negócio.

Em um primeiro momento, ele possibilita a automação de diversas rotinas, desenvolvendo um padrão que otimiza as atividades mais burocráticas.

Enquanto isso, outros setores também poderão contar com um compartilhamento de dados mais rápido, também reduzindo o tempo hábil de seus próprios procedimentos.

Assim, todo o empreendimento se torna mais ágil e estruturado.

Exigência fiscal

Além disso, manter um estabelecimento em funcionamento, sobretudo na área comercial, requer uma grande atenção às exigências da Receita Federal.

Nesse caso, o sistema PDV é uma das principais alternativas que fornecem auxílio no processo facilitado de emissão e gestão de notas fiscais, essenciais para atendimentos ao consumidor.

Emitir notas fiscais não é apenas uma obrigação do empreendimento, mas também uma da empresa garantir seus direitos e os direitos do consumidor.

Dessa forma, investir em uma plataforma como essa pode automatizar esses processos necessários, e entender o que é PDV é um dos primeiros passos para aproveitar todas as funcionalidades em sua totalidade, com transparência e segurança. 

Eficiência no controle e fechamento do caixa 

Uma vez que uma das principais funcionalidades que definem o que é PDV é o controle de caixa, esse também é um dos grandes motivos que incentivam sua implantação.

Isso porque ele aumenta a eficiência no gerenciamento e no fechamento do caixa, com o registro eletrônico de todas as movimentações.

Dessa forma, o vendedor poderá monitorar a entrada de receitas, bem como consultar os produtos, o valor de cada compra e até mesmo o cliente que efetuou o pagamento.

Esses dados, disponibilizados de maneira mais acessível e organizada, auxiliam no fechamento do caixa no momento da contabilidade e conferência, por exemplo.

No dia a dia, o sistema PDV é ideal para controlar as operações cotidianas com maior facilidade e segurança.

Mais agilidade no atendimento

Além dos benefícios para o estabelecimento, compreender o que é PDV e como ele funciona também é vantajoso para o atendimento ao cliente.

Afinal, a plataforma automatiza, principalmente, as operações de balcão, com, por exemplo, a leitura do produto por código de barras, processando toda a venda em apenas alguns instantes.

Com isso, o vendedor pode agilizar seu atendimento e potencializar a experiência do cliente, bem como reduzir o tempo de espera e padronizar várias das etapas de compra e pagamento.

Maior conhecimento sobre o comportamento do cliente 

Um dos principais motivos para compreender o que é PDV e como esse sistema funciona são as possibilidades de conhecer melhor o seu público-alvo.

Isso porque esse sistema registra, de maneira automática, as compras feitas por cada cliente, podendo até mesmo identificá-lo.

Assim, é possível traçar parâmetros de análise, como os produtos mais comprados e as formas de pagamento mais utilizadas.

Em alguns casos, o sistema PDV permite até mesmo a reunião de dados mais detalhados sobre o público, com base no perfil cadastrado no banco de dados.

Dessa forma, o vendedor e empreendedor poderá ter um maior conhecimento sobre seus clientes, e, com isso, traçar novas estratégias para potencializar seus resultados.

Padronização das operações

Outro fator crucial para um empreendimento é o investimento na padronização de operações, também proporcionado pelo sistema PDV.

Seus recursos de tecnologia oferecem a automação de uma série de rotinas, permitindo que sejam realizadas da mesma forma em qualquer situação.

Isso não apenas reduz o tempo hábil das atividades, como também reduz a probabilidade de erros e organiza melhor os procedimentos em todo o negócio.

Melhora a gestão

De modo geral, entender o que é PDV e implantá-lo efetivamente pode melhorar a gestão de todo o negócio.

Embora seja uma plataforma voltada para determinadas atividades de maneira mais específica, as possibilidades que ela oferece para o empreendedor permitem uma gerência mais eficiente e completa.

Será possível não apenas acompanhar uma série de rotinas de venda, como também contribuir para outros sistemas integrados que otimizam o fluxo de trabalho.

Em resumo, o sistema PDV é fundamental para uma gestão apropriada do negócio, em todos os seus segmentos.

Como escolher o melhor sistema PDV para sua loja

Como escolher o melhor sistema PDV para sua loja

Depois de entender o que é PDV e quais os benefícios que esse mecanismo oferece para a empresa, muitos empreendedores procuram saber como escolher o melhor sistema para sua loja.

Esse questionamento é válido e imprescindível para uma tomada de decisão assertiva, que permita a escolha de um sistema eficiente e que, de fato, atenda a todas as necessidades do negócio.

Por conta de suas funcionalidades e relevância para os processos de vendas, diversos sistemas PDV foram elaborados pelas empresas de software.

Dessa forma, poderiam oferecer funções distintas que acompanhassem a demanda de diferentes empreendimentos, em sua escala, produção e rendimentos.

Além disso, a diversidade de empresas que atuam nesse segmento também traz uma maior oferta para o vendedor que busca alternativas para sua loja.

No entanto, é importante se atentar para alguns pontos de análise, essenciais para uma escolha assertiva. Caso contrário, o empreendedor pode escolher um sistema que não atende integralmente às suas necessidades.

Por isso, confira alguns pontos, funcionalidades e praticidades que devem ser levados em conta antes de escolher o melhor sistema PDV para a sua loja:

Deve atender as exigências fiscais do seu estado

Entender o que é PDV é benéfico para uma série de atividades, mas, principalmente, para cumprir as devidas exigências fiscais no seu empreendimento.

Esse sistema é responsável por otimizar rotinas de lançamento de notas fiscais, dedução de impostos e integração com outras plataformas importantes para o controle tributário nas suas vendas.

No entanto, cada estado apresenta suas próprias exigências, que variam de acordo com a localidade e as determinações legais, que podem incluir:

  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
  • Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT ou CF-e);

Assim, é fundamental que seu sistema PDV possa atender aos requisitos do local onde sua loja atua, e coincidir com todas as funcionalidades obrigatórias.

Procure saber se o fornecedor disponibiliza atualizações periódicas

Antes de compreender o que é PDV de fato, e escolher o melhor para a sua loja, é importante entender que não basta analisar apenas o programa. Também é necessário se atentar para o fornecedor da plataforma.

Nesse caso, isso é importante para garantir que a empresa que desenvolveu o software ofereça suporte periódico e disponibilize atualizações recorrentes.

O mercado está sempre em evolução, desenvolvendo novas rotinas e fluxos de trabalho para otimizar, cada vez mais, as empresas e as atividades de venda.

Por esse motivo, é essencial saber se o fornecedor segue essas inovações, e disponibiliza atualizações periódicas para o software, de modo que ele permaneça moderno e acompanhe todas as diretrizes do mercado.

Questione a segurança das informações

Ao escolher um sistema PDV para seu empreendimento, é importante questionar a segurança das informações e quais os protocolos e garantias que o programa oferece.

Todos os dias, esse sistema lida com uma série de dados sigilosos, além de documentos, valores e comprovantes fundamentais para a empresa e para os órgãos da Receita Federal.

Dessa forma, é imprescindível que a plataforma tenha criptografias de ponta, para garantir a segurança dos dados, diminuir o risco de fraudes e roubos e organizar as informações corretamente.

Além disso, ao lidar com um volume tão grande e relevante de elementos, é essencial salvar tudo corretamente, em servidores externos e protegidos.

Por isso, é interessante que o sistema PDV da sua loja também esteja habilitado a fazer backups automáticos e periódicos, para facilitar o processo e reduzir as preocupações.

Deve ter integração com o seu sistema de gestão (back office)

Ao saber o que é PDV, o empreendedor aprende que se trata de uma plataforma para frente de caixa, ou seja, que atua em determinadas rotinas externas.

Nesse caso, é importante que exista uma integração com outros sistemas que trabalham nos demais departamentos internos, no backoffice do negócio.

Assim, será possível alinhar todas as informações apropriadamente, para geração de relatórios, controle de estoque, administração financeira e outras funções de suma importância.

Por esse motivo, é indispensável garantir a integração com outros sistemas de gestão, e verificar se a sua escolha disponibiliza isso. 

Compatibilidade com seu equipamento de automação comercial

Usualmente, empreendedores que buscam saber o que é PDV e como ele funciona, para adquirir um sistema para sua loja, já possuem um negócio ativo.

Em outras palavras, seu estabelecimento já funciona, e possui alguns equipamentos, especialmente de automação comercial, como leitores de códigos de barras, computadores, balanças e impressoras.

Assim, é importante verificar se o sistema PDV é compatível com os equipamentos que você já possui.

Caso contrário, pode ser necessário realizar a troca dos materiais, o que leva a um gasto maior e menos praticidade na implantação.

Por isso, vale a pena verificar com o fornecedor a compatibilidade de sistemas, para evitar transtornos futuros e garantir o pleno funcionamento de todas as rotinas.

Suporte técnico e treinamento

Como mencionado anteriormente, é fundamental analisar não apenas o que é PDV e quais as funcionalidades de cada software, mas também o fornecedor que detém o programa.

Desse modo, será possível avaliar se existe suporte técnico e os devidos treinamentos para utilizar o programa.

Novas plataformas apresentam uma série de funções, programações e atalhos que o empreendedor desconhece.

Assim, é fundamental que a empresa se disponha a oferecer treinamentos para o vendedor e sua equipe de colaboradores.

Além disso, como um software, o sistema PDV também está disposto a falhas e erros, de modo que é indispensável contar com um suporte técnico especializado e, de preferência, incluso na contratação do serviço.

Por isso, este é um ponto de extrema atenção antes de contratar qualquer sistema.

Funcionamento mesmo em caso de queda da internet

As quedas na conexão com a internet são situações comuns no dia a dia, mas podem representar grande prejuízo para uma loja, especialmente se o sistema for totalmente dependente dessa função.

O acesso à rede permite diversas rotinas, como backup dos dados no servidor externo e conexão com programas da Receita Federal, por exemplo.

No entanto, o empreendedor deve confirmar se o funcionamento permanece operacional mesmo durante essas quedas.

Assim, mesmo sem internet, será possível prosseguir com as vendas e não ter prejuízos de nenhum sentido durante o período desconectado.

O sistema é de fácil utilização?

Este é um ponto importante na avaliação de um sistema PDV. Por mais que a plataforma seja complexa e apresente uma série de funções, é fundamental que ela seja de fácil utilização.

Caso contrário, o empreendedor pode ter dificuldades em seu uso, prejudicando seu fluxo de trabalho e podendo até mesmo ter prejuízos.

Dessa forma, é fundamental avaliar bem o sistema, conhecer suas ferramentas, e fazer testes para determinar se é possível se adaptar com facilidade.

O sistema é ágil nos processos rotineiros?

Um sistema PDV representa agilidade para o empreendimento, e, como tal, deve também proporcionar uma adequada otimização nos processos rotineiros.

Rotinas básicas e simples devem ser o mais rápidas possíveis, e não apenas na integração com os processos, mas na própria execução técnica.

Por exemplo, evitar telas travadas, lentidão no sistema ou falha em alguma operação que demande soluções demoradas.

Desse modo, o sistema poderá cumprir suas funções adequadamente, agilizando todo o fluxo da loja.

Suporta TEF (Transferência Eletrônica de Fundos)?

Como mencionado acima, o sistema TEF representa a Transferência Eletrônica de Fundos, em outras palavras, as vendas com maquininhas de cartão.

Ao entender o que é PDV e buscar opções desse programa, é indispensável que o empreendedor se atente para essa funcionalidade.

Isso porque esse sistema de pagamento se tornou extremamente popular e comum nos negócios, e não ter uma devida integração com o sistema TEF pode representar prejuízos para a loja.

Assim, é importante avaliar a existência desse recurso na plataforma, e também verificar se a integração é otimizada e completa.

Cuidado com sistema gratuito (O barato que sai caro) 

Empreendedores estão sempre buscando o melhor custo-benefício para os equipamentos da sua loja, e não seria diferente com o sistema PDV.

No entanto, é imprescindível se atentar para sistemas gratuitos, pois, como diz o ditado, o barato sai caro.

Em outras palavras, a oferta de um sistema gratuito pode vir com muitas cobranças no futuro, ou prejudicar o seu negócio, com transtornos e complicações de diversas formas.

O sistema PDV é uma plataforma complexa e elaborada, de modo que dificilmente boas empresas irão disponibilizar essa ferramenta sem custos, com ressalvas de casos onde a contratação de outros sistemas inclua o PDV, por exemplo.

Entretanto, de forma geral, atente-se para essas ofertas, e desconfie de sistemas anunciados como gratuitos.

Verifique referência de outros usuários

Por fim, para escolher o melhor sistema PDV para a sua loja, é fundamental verificar a referência de outros usuários.

Assim, vale a pena procurar depoimentos de clientes e ex-clientes, além de conferir a reputação da empresa em questão em plataformas como o Reclame Aqui.

Dessa forma, será possível verificar as impressões de outros usuários, e ver se o serviço é mesmo recomendado.

De preferência, busque referências do mesmo segmento, para obter as impressões mais verdadeiras e reais possíveis.

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