Este é o momento de pensar fora da caixa e deixar de tentar extrair mais das mesmas estratégias tradicionais de varejo, sem arriscar adotar novas tecnologias.
Já sabemos que um sistema de gestão inclui todos os processos e atividades voltadas para otimizar o controle empresarial e aumentar as vendas, além de ajudar os clientes a adquirirem seus produtos ou serviços.
E se você chegou até este artigo, já está na hora de saber como escolher o sistema com a solução ideal para o seu empreendimento. Vamos apresentar os principais tipos de sistema e apresentar dicas importantes para o momento da escolha. Confira!
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão centraliza todas as informações da empresa em um único lugar.
Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara e realista do seu negócio, sendo possível otimizar e automatizar os processos e o tempo de trabalho, facilitando a tomada de decisões e incentivando novas estratégias.
Mas antes de começar a pensar nas estratégias, vamos organizar a casa. Conheça antes, os principais tipos de sistema de gestão.
Atualmente, dependendo do segmento e da necessidade do negócio, existem diversos tipos de sistemas de gestão. Vamos abordar os 4 tipos principais de sistema de gestão para o varejo: CRM, ERP, PDV ou POS e RMS, vamos falar mais detalhadamente sobre cada um a seguir.
CRM
O CRM ou Customer Relationship Management – em português – Gestão de Relacionamento com o Cliente trata-se de uma ferramenta de gestão completa envolvendo áreas como vendas, marketing e relacionamento com o cliente, indo muito além de um auxílio à equipe comercial.
Assim, o CRM é um sistema que visa tornar o processo de controle de vendas mais eficiente e assertivo, armazenando informações de contato, preferências e últimos contatos do cliente.
Isso não significa que o CRM possa ser considerado somente como uma lista de contatos mais detalhada.
Trata-se de uma ferramenta estratégica muito poderosa, através da qual, é possível analisar todo o histórico do cliente e até antecipar suas necessidades, realizando previsão de vendas, otimização da relação com o cliente, redução na taxa de cancelamento e abandono de carrinho no e-commerce, no caso das vendas online.
ERP
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou seja – Planejamento dos Recursos de uma Empresa. É um sistema de gestão empresarial utilizado para administrar e integrar os processos das diferentes áreas da empresa.
De modo geral, o sistema engloba a parte operacional do negócio como a gestão de estoque, geração de boletos, controle logístico e auxilia, também, no RH, com a gestão das informações cadastrais dos funcionários.
O ERP possibilita uma melhor gestão dos pedidos, reunindo todas as informações de compras e vendas e criando um melhor controle e acompanhamento de cada compra, evitando erros no processo.
As notas fiscais também podem ser emitidas de forma simples e rápida, com menos burocracia, pois o sistema já é configurado com as informações sobre impostos dos seus produtos e negócios, recebendo, automaticamente, o pedido e faturando de forma correta, sem necessidade de digitar os dados manualmente.
Outra característica importante do ERP, é o controle integrado e automatizado de todas as entradas e saídas de produtos dos canais de venda da sua empresa. Assim, é possível ter uma gestão de estoque mais eficiente, pois conta com dados seguros e atualizados.
São gerados, inclusive, relatórios que mostram os resultados financeiros da empresa em tempo real, permitindo elaborar estratégias necessárias, seja para redução de custos ou para investir em novos produtos ou serviços, por exemplo.
PDV ou POS
O PDV – Ponto de Venda ou conhecido também como Sistema de Frente de Caixa e, em inglês, POS (Point of sale) é um sistema voltado para automatizar as operações de frente de loja.
Os processos mais comuns são: registro de vendas de mercadorias, cadastro de clientes, emissão de documentos fiscais (NF-e e NFC-e ou SAT), troca e devolução de produtos e rotinas de caixa.
A partir do momento que é realizada uma venda, o sistema cruza os dados armazenados e registra automaticamente a baixa de estoque e a comissão do vendedor, sendo uma solução indispensável para qualquer varejo.
RMS
E quando falamos de varejo, existe ainda, um sistema voltado especificamente para esse tipo de mercado: o Retail Management System (RMS), ou Sistema de Gestão de Varejo.
A estratégia de um sistema de gerenciamento de varejo é fornecer uma solução de gestão mais voltada para a realidade e as necessidades do processo varejista, ao contrário do sistema ERP que geralmente é voltado mais para grandes empresas e indústrias.
O sistema RMS geralmente possui integração com os sistemas CRM e PDV, podendo gerir desde as compras, controle de estoque, vendas, financeiro e, finalmente, o feedback do cliente.
Além de otimizar a operação varejista como um todo, o sistema RMS também auxilia na hora de elaborar estratégias de compras e venda como, por exemplo:
- Planejar programas de fidelidade: O sistema ajuda a administrar recompensas aos clientes, assim como controla os pontos ganhos e o resgate desses pontos por cada cliente.
- Venda cruzada e upsell: Um RMS ideal ajuda a rastrear e agrupar produtos semelhantes, o que permite realizar recomendações de compra aos clientes durante o momento da venda..
- Promoções: realizar promoções de vários itens permite ao varejista definir seus próprios preços para os clientes com base nas informações coletadas do histórico de compras.
Quando e por que contratar um sistema de gestão?
Todo empreendedor, seja de empresas de pequeno, médio ou grande porte, deve ter em mente que um sistema de gestão é um investimento necessário para escalar suas vendas e aumentar o controle de todos os processos.
Qualquer empresa, independente do tamanho, deve possuir um sistema de gestão.
Hoje em dia existem diversas soluções no mercado voltadas para diferentes realidades e necessidades com valores muito acessíveis, inclusive na nuvem.
Um sistema de gestão proporciona a integração entre os setores de uma empresa, e no dia a dia, essa funcionalidade representa uma grande vantagem na resolução de problemas e também nas necessidades de consultas de informações relevantes.
Com esse software é possível que todas as áreas tenham acesso aos dados em um só lugar, de maneira fácil e digital. Por exemplo, o setor de compras pode ter acesso ao estoque antes de realizar uma nova compra, otimizando o tempo e evitando custos desnecessários.
Os números, indicadores e acesso a relatórios e projeções também são fundamentais para uma atuação estratégica por parte dos gestores e líderes.
Eles oferecem uma visão ampla e geral da saúde do negócio naquele momento, o que permite saber se é um período favorável ou não para investimentos, por exemplo.
Se você, lojista, enxerga diversos desses pontos dentro do seu negócio sem saber ao certo como ministrar cada etapa, é provável que este seja o momento para contratar um software de gestão.
Mas fique atento, conheça a real necessidade do seu empreendimento antes de contratar um serviço. Veja abaixo, 14 critérios para escolher o sistema ideal.
14 Critérios para escolher um sistema de gestão
Já vimos que o sistema de gestão é uma plataforma completa, fornecendo funcionalidades que suportam a gestão empresarial, deixa o gestor mais seguro e confere mais transparência aos processos.
Mas como escolher um sistema de gestão ? E qual o melhor critério a ser adotado?
1. Segmento
Verifique se o sistema de gestão é adequado para o seu segmento. Um sistema muito genérico, ou voltado para farmácia, por exemplo, não atenderá plenamente a realidade de uma loja de roupas.
2. Sistema e atualizações
Com o mercado em constante renovação, é imprescindível que o sistema contratado acompanhe as novidades e esteja em constante buscando melhorias.
Atualizações periódicas de sistema são fundamentais para oferecer melhores soluções e corrigir problemas.
3. Investimento e projeção de retorno a partir do potencial do sistema de gestão
Investir em um sistema de gestão é essencial pois ele permite que você tenha acesso a ferramentas inovadoras que podem mudar toda a rotina de um gestor e otimizar tempo, produtividade e gastos.
Porém, quando investimos em algo, esperamos retorno, certo? Faça uma projeção do seu investimento e analise se o sistema contratado está gerando resultados reais para gestão do seu negócio.
4. Qualidade de suporte técnico do fornecedor
Antes de adquirir o sistema de gestão verifique qual é o tipo de suporte técnico que é oferecido.
É importante que ele tenha uma equipe direcionada a todo momento para auxiliar na sua operação, ainda mais quando falamos de um e-commerce, por exemplo, que realiza vendas 24h por dia, todos os dias da semana.
Portanto, verifique se o sistema garante o atendimento de profissionais especializados para resolver os problemas apresentados e também para gerenciar riscos, evitando que problemas venham a acontecer.
5. Desempenho histórico do fornecedor
É importante verificar os precedentes do fornecedor como referências, feedback dos clientes nas redes sociais, google e Reclame Aqui, fóruns e sites que oferecem análises comparativas de sistemas são uma ótima pedida.
6. Compatibilidade com certificado digital A1 ou A3
Os certificados digitais servem para validar informações com a sua assinatura digital (nas versões e-CPF ou e-CNPJ), a partir de qualquer computador. Ambos os modelos garantem o mesmo nível de segurança nas informações.
Dessa forma, é possível realizar operações para a sua empresa na internet com validação jurídica. Lembrando que a documentação do sistema deve estar em ordem, bem como todas as licenças, para que você não tenha problemas com eventuais fiscalizações.
7. Experiência online/nuvem
Trabalhar com um sistema que oferece gestão e armazenamento na nuvem é uma das opções mais práticas e seguras que um empreendedor pode escolher.
Dessa forma, ele permite acessar e verificar o andamento das operações de qualquer lugar, sem depender de um programa instalado ou papelada, basta ter acesso a internet e um aparelho móvel (celular, notebook, tablet).
Importante que o backup seja automático, para garantir a segurança dos dados e também sua reposição em caso de perda.
8. Integração com plataforma de loja virtual
Detalhe importante para quem já vende ou pretende começar a vender online.
Ao utilizar uma plataforma integrada, o cadastro de produtos, controle de vendas, gestão de estoque e frete, por exemplo, tornam-se muito mais ágeis pois todas essas informações já estarão dentro do sistema de gestão.
9. Aproveite o período de teste
Tire proveito do período de teste do sistema, para experimentar todas as funcionalidades e relatórios possíveis. Esse tempo de teste permite que você veja como o software funciona e também reflita se ele é o que a sua empresa precisa.
10. Apoio na implantação do seu sistema de gestão
O processo de implantação do novo sistema dentro das empresas pode ser trabalhoso e exigir muita energia.
Por isso a empresa de software deve oferecer o suporte e treinamento necessários para o gestor e sua equipe.
Vale a reflexão sobre a usabilidade do sistema tanto para o gestor quanto para o time, afinal, o sucesso do negócio depende da boa execução do trabalho por ambas as partes.
11. Possibilidade de contratar serviços adicionais
É essencial que a empresa de software não ofereça pacotes engessados. Eventualmente, a sua empresa irá crescer e precisará de maior espaço na nuvem e mais acessos ao painel, por exemplo.
12. Sistema de gestão de fácil utilização
É certo que sempre que se contrata um novo sistema, existe o período de treinamento e adaptação.
Mas, de que adianta o sistema ser completo e oferecer uma gama de soluções e relatórios, se toda vez você precisa olhar suas anotações ou pedir assistência ao suporte?
Quanto mais intuitiva for a usabilidade, mais rápido você conseguirá ter controle sobre todas as informações necessárias para o bom andamento das suas operações.
13. Deve atender às exigências fiscais do seu estado
Falar sobre PIS, COFINS, Contribuintes, Nota Fiscal Eletrônica, Módulo de Emissão de Cupom Fiscal, Sintegra, INSS, IR e tantos outros, pode até dar um nó na cabeça.
Mas o seu sistema precisa atender a todas as exigências tributárias do seu estado e fornecer informações precisas e fáceis para que você possa entender e acompanhar suas estratégias de compra e venda de forma fácil e ágil.
14. Sistema de gestão integrado com sua contabilidade
Um sistema de gestão completo, integrado à sua contabilidade, permite acessar todas as guias de impostos federais e estaduais de acordo com o seu estado e perfil empresarial.
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