O que é TEF? Vamos ensinar tudo sobre esse recurso para você neste artigo. Mas primeiramente, vamos parar para pensar em quantas vezes, por dia, realizamos ou recebemos algum tipo de pagamento, seja para fornecedores, vendedores, funcionários ou, até mesmo, para pagar um pedido feito por delivery.
A rotina financeira de um lojista envolve não somente esses exemplos citados acima, como também o uso de diversos meios de pagamento que aprimoram o relacionamento com seus clientes.
Atualmente, contamos com uma variedade de opções de pagamento, como cartões de crédito, débito, PIX, vale mercado, entre outros. Estabelecer um bom relacionamento com o consumidor significa oferecer todas essas possibilidades no momento da compra.
A Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), surge como uma ferramenta projetada para simplificar essas transações diversas, facilitando o pagamento por cartão de crédito ou débito.
O TEF é um sistema que possibilita a integração de operações de transação financeira entre o sistema bancário e o sistema de vendas PDV. Essa tecnologia traz uma série de vantagens para os estabelecimentos que buscam uma gestão melhor, com mais agilidade no processo de vendas e redução de erros operacionais.
Neste artigo, vamos explicar tudo sobre TEF, sua importância para os lojistas, funcionamento, tipos de TEF e muito mais. Confira!
O que é TEF?
A Transferência Eletrônica de Fundos é tudo que o lojista sempre sonhou em relação a tecnologia de vendas.
O sistema de TEF integra todas as alternativas de pagamento por cartão em um único software, realizando a comunicação tanto com a máquina quanto com a administradora de crédito, permitindo o pagamento por cartão de crédito ou débito.
Para isso, porém, é necessária apenas uma máquina de cartão – a Pin Pad, conexão com a internet e o software específico para realizar a transferência.
Como funciona um sistema TEF
Um sistema TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é uma solução essencial para simplificar as operações de pagamento em estabelecimentos comerciais. Para sua implementação, é fundamental possuir um sistema de Ponto de Venda (PDV) homologado e conectá-lo a uma máquina de cartão Pin Pad.
Com essa dupla em mãos, os empreendedores podem realizar transações de pagamento com qualquer cartão, independentemente da bandeira ou da condição de débito ou crédito, sem a necessidade de possuir diversas máquinas online no balcão da loja.
Todas as vendas são processadas por uma central que automaticamente autoriza a transação e a registra no sistema de vendas.
Além de simplificar o processo de pagamento, o sistema é capaz de gerar relatórios digitais abrangentes e de gerar o valor do produto no equipamento, eliminando a necessidade de entrada manual por parte do vendedor e reduzindo a probabilidade de erros durante o processo.
Qual a importância dessa solução para o varejo
A rotina do comerciante exige mais do que um bom atendimento, é fundamental que o lojista trabalhe com um sistema ágil, eficiente e que otimize suas vendas.
Tempo para empreender
O empreendedor precisa cuidar da saúde financeira do seu negócio, o que inclui saída e entrada de mercadorias na gestão de estoque, gestão de pessoas, de fornecedores, e tudo isso sem deixar a venda parar. Afinal, é ela que faz a roda girar.
Por isso, um sistema que possa automatizar atividades diárias, como transações bancárias online, é muito importante para o varejo.
Flexibilidade para o cliente
Além disso, a solução proporciona maior flexibilidade ao cliente, dando a ele oportunidade de pagar suas compras como quiser, de forma prática e rápida.
E essa é a maior vantagem do sistema, ele automatiza tarefas que poderiam tomar o tempo do empreendedor e da equipe, e impede que o processo fique passível a erros humanos.
Segurança para o negócio
Além disso, a Transferência Eletrônica de Fundos possui a segurança de um sistema integrado e mecanismos de defesa contra fraudes e invasores.
Sem mencionar ainda, que o sistema dialoga com todas as bandeiras de cartão, e automatiza aquela tarefa básica, mas que precisa ser rápida e exata: o preenchimento do preço no balcão de vendas, reduzindo a zero os erros, equívocos ou fraudes.
Entenda a relação entre TEF e PDV ou POS
Sabemos como a Transferência Eletrônica de Fundos funciona, agora vamos explicar a relação dela com o PDV (Ponto de Venda) ou, em inglês, POS (Point of sale).
Quando falamos de PDV, estamos nos referindo ao sistema de Ponto de Venda que realiza, o registro das vendas, controle de caixa e emissão de notas fiscais.
De olho em um negócio financeiramente saudável, o empreendedor busca facilitar a sua rotina e dar mais conforto ao cliente. Por isso, vive em busca de novas tecnologias para dar conta dessas necessidades. E uma das principais soluções é a integração destes dois sistemas: TEF e PDV.
Funciona da seguinte forma: depois de registrar todos os itens à venda no PDV, você pode receber o pagamento. Quando o cliente opta por pagar com cartão de crédito ou débito, o trabalho do TEF começa.
Neste caso, o TEF irá ativar o Pin Pad, que irá receber os dados do cartão (crédito ou débito) da marca selecionada, como Visa ou Mastercard. Assim que a máquina receber esses dados, o TEF os encaminhará ao adquirente (Cielo, GetNet, etc) para autorização online.
Uma vez autorizada a transação, as informações são automaticamente cadastradas no sistema de gestão para conciliação e o PDV é liberado para efetuar a venda.
Ao mesmo tempo em que elas se complementam, algumas pessoas ainda podem acabar confundindo as principais funções do TEF e PDV. Por isso, é fundamental detalhar suas diferenças.
Principais diferenças entre TEF x PDV
O PDV é um dos principais sistemas na frente de caixa. Ele realiza processos como vendas, identificação de clientes, emissão de notas, troca de produtos e outros.
No PDV concentram-se as transações do comércio, as formas de pagamento e a quantidade retirada do depósito.
Já o sistema TEF atua em conjunto com o PDV de forma integrada, participando na venda, quando o cliente realiza o pagamento por uma das diversas opções existentes de transações bancárias, como pagamentos através de cartão de crédito ou PIX, além de depósitos.
Dessa forma, o TEF contribui diretamente com o PDV, atuando com segurança e agilidade e fornecendo as informações que seu comércio precisa para expandir.
Principais tipos
Para funcionar, o sistema precisa se conectar de alguma maneira com a central e à maquininha de cartão PIN PAD.
E mesmo que tudo pareça acontecer apenas através da internet, existem outros modelos de TEF, indicados para diferentes necessidades e volume de transação, ou mesmo para quem não tem recurso para investir em uma estrutura mais robusta.
Atualmente as soluções TEF estão muito mais acessíveis, existindo no mercado opções com excelente relação custo x benefício, por isso, é importante conhecer cada um deles e avaliar o que melhor se encaixa no tamanho do seu negócio.
TEF Discada
É aquela em que a transação ocorre através de uma linha telefônica. Ela costuma ser mais lenta, por isso, funciona melhor em pequenos negócios, cujas transações envolvem poucas vendas com cartão.
TEF Dedicada
Nessa opção, a TEF acontece por meio de uma linha VPN (Rede Virtual Privada). Nesse caso, a resposta do sistema é mais rápida, entre 2 e 5 segundos, pois as operadoras permanecem conectadas 24 horas por dia.
É indicada para empresas que possuem fluxo financeiro grande e muitas vendas por cartão, como rede de mercados, por exemplo. Afinal, com essa disponibilidade, a aprovação de compras se dá com maior rapidez e agilidade.
TEF IP
O mais utilizado por empresas com pequeno ou grande fluxo de vendas, a TEF IP ocorre também por VPN, com a diferença de que usa o protocolo IP para realizar conexão com a central.
Sendo assim, ela necessita de internet para compartilhar informações, ao mesmo tempo em que dispõe de um retorno muito rápido, menos de 2 segundos.
Apesar de ser indicado para negócios com grande fluxo financeiro, a TEF IP apresenta um bom custo benefício, por causa da sua capacidade de resposta e de automação e preços mais acessíveis.
Portanto, vale analisar cada tipo mencionado aqui e verificar qual melhor se encaixa na realidade da sua empresa, tanto a curto quanto a longo prazo.
Quais formas de pagamento permitidas pelo TEF?
O sistema foi criado para dar conta de forma prática de todos os modelos de pagamento que o cliente tem à disposição. E olhe que cada dia aparece uma mais eficiente que outra. Vejamos, a seguir, as principais.
PIX
A mais nova e mais rápida maneira de se pagar uma conta ou produto é através do PIX. Apesar de ainda gerar desconfiança em alguns, o que é natural em toda novidade, a praticidade que ele oferece tem conquistado cada vez mais consumidores.
A tendência é que boa parte do público (consumidores, fornecedores, lojistas, etc) atuem cada vez mais com esse modelo de pagamento que consiste em transferir automaticamente o valor a ser pago para a chave (número do telefone celular, CPF ou CNPJ, e-mail ou chave aleatória) do vendedor, de qualquer banco.
Cartão de crédito/débito
A mais popular dentre todas as existentes, o chamado “dinheiro de plástico” se tornou uma das vias mais usadas pelos clientes nos últimos anos.
Talvez em razão da facilidade e da segurança que o cartão proporciona, seja na modalidade crédito ou débito.
Com eles em mãos, o consumidor não precisa carregar cédulas de dinheiro na carteira, evitando ter prejuízo em assaltos ou furtos.
Recarga de celular
A pessoa está na rua e precisa incluir créditos no dispositivo móvel para realizar uma chamada ou acessar a internet.
Essa é mais uma opção que o comércio pode oferecer ao cliente para facilitar sua vida e proporcionar mais conforto. O sistema realiza esse pagamento de maneira rápida.
Pagamentos Digitais
A facilidade em pagar contas online também fazem parte do sistema TEF e podem facilitar a rotina do empreendedor, sem que, para isso, seja necessário acessar cada um dos bancos ou buscar boletos diversos.
A atuação digital sem papeladas vai proporcionar mais tempo para pensar em estratégias de negócio. E esse é um dos pontos positivos, pois além de cuidar da automação de vendas, oferece essa opção de pagamento também.
O TEF é seguro?
A TEF se apresenta como uma opção segura, uma vez que o software atua diretamente ligado a uma máquina, devidamente codificada para atender aquele sistema.
O sistema se comunica, por sua vez, com a central que disponibiliza a autorização direta para o pagamento, sem que para isso, seja necessário mediador externo.
Do ponto de vista do lojista, o sistema oferece automação e segurança em uma série de processos, como no ato da cobrança, quando o próprio sistema lança o valor a ser pago.
Benefícios da Transação Eletrônica de Fundos
A TEF é uma tecnologia integrada que reúne todas as bandeiras e formas de pagamento em um único software, fazendo a comunicação com uma central e registrando toda a movimentação de vendas no sistema PDV.
A instalação do sistema no ponto de venda vai possibilitar a redução da quantidade de maquininhas de cartão destinadas ao recebimento de cada bandeira ou tipo de operação (crédito ou débito), para apenas uma, a já citada anteriormente, Pin Pag.
A Pin Pad se comunica por meio de uma central, com softwares de todas as administradoras, reduzindo, assim, o custo com várias máquinas.
Com isso, as opções de vendas são ampliadas, e a probabilidade de atender de imediato às diversas opções de pagamento apresentadas pelo consumidor, auxilia na satisfação com o atendimento e fidelização do cliente.
De modo geral, o sistema alia automação e segurança, uma vez que diminui consideravelmente a probabilidade de fraude na digitalização do valor da venda já que preenche automaticamente o preço dos produtos na máquina de cartão, evitando equívocos humanos na digitação dos valores.
Por que sua loja precisa usar o sistema TEF?
Todo o empreendedor precisa de um sistema ágil e prático para dar escalabilidade ao seu negócio.
Nesse sentido, a TEF aparece como uma solução técnica bastante eficaz, tanto do ponto de vista do custo, já que haverá a necessidade de apenas um equipamento de venda, como do ponto de vista do controle financeiro. Vamos falar um pouco mais sobre eles, a seguir.
Controle financeiro no PDV
O registro de vendas realizado pelo sistema é mais um ganho para o empreendedor que precisa de agilidade no seu negócio.
Com a instalação da TEF feita, não será preciso perder tempo analisando inúmeras planilhas que softwares diversos, acoplados a bandeiras distintas de cartão, geraram.
Todo o controle de pagamento é salvo no sistema do ponto de venda para acesso diário, indicando valores recebidos e formas de recebimento.
Essa gestão vai gerar relatórios automáticos das transações de venda, auxiliando o empreendedor na contabilidade do seu negócio.
Redução de fraudes
A Transferência Eletrônica de Fundos também agiliza a rotina das vendas, uma a uma, ao preencher, automaticamente, o preço da mercadoria na máquina de cartão no momento da transação.
Essa automação traz ainda outra vantagem, a de impedir a efetivação de fraudes no momento da digitação dos valores das mercadorias pelos funcionários. Afinal, erros acontecem.
Diminuição de custos
Imagina o custo para comprar e manter três ou quatro máquinas de cartão, e para associar todas elas ao sistema PDV.
Todo esse maquinário exige gastos permanentes com manutenção, além daquela dor de cabeça de ter problema na hora de receber o pagamento do cliente.
Com o sistema TEF, a redução de custos é considerável, pois além de adquirir apenas uma máquina, há a possibilidade de negociar com as adquirentes do sistema as melhores condições de serviço.
Ou seja, melhores taxas para o empreendedor resultam em menores preços para o cliente, e possibilidades mais fáceis de pagamento, por exemplo.
Componentes do TEF
Muito se pergunta sobre como se faz para montar uma estrutura TEF, o que é necessário e quais componentes o negócio precisa. Vamos a eles.
1.Gerais
No contexto geral, o sistema TEF exige um aparelho semelhante a das máquinas de cartão comum, internet para o tipo TEF IP, e, além disso, um sistema PDV homologado.
Ou seja, um caixa interno organizado em uma hospedagem oficial para que o TEF seja integrado a este.
2. TEF HOUSE
Apesar do nome em inglês, estamos tratando de uma empresa que disponibiliza o software e todos os elementos que constituem a comunicação com todas as operadoras de cartão.
3. Integradora ou Softhouse
Essa é a empresa que revende o software para a TEF, que é desenvolvido pela TEF HOUSE, e realiza toda a automação e integração entre os sistemas PDV, Pin Pad e seus mecanismos de otimização. Todo o suporte ao negócio é feito pela Softhouse.
4. Adquirente
Essa é aquela que lida com as taxas negociáveis das transações, que antecipa recebíveis e além disso, que autoriza pagamentos.
Como fazer para implementar
Depois de compreender as vantagens do sistema TEF, empreendedores devem estar se perguntando o que precisam fazer para implementar o sistema em sua loja, e quais os pré-requisitos para começar a usá-lo.
A resposta é simples e passa, primeiro, pela estrutura que o negócio possui. É preciso possuir internet ou linha telefônica, a depender do tipo de sistemaque pretenda adotar.
A Pin Pad, que é a maquininha similar às de cartão de crédito/débito, e um PDV homologado para que seja integrado ao TEF.
Mas antes de adquirir tudo isso ou montar essa estrutura, é importante buscar uma empresa integradora, Softhouse ou de soluções, para entender qual é o tipo de TEF mais indicado para sua loja.
Qual a melhor solução?
O setor de varejo se destaca pela alta movimentação financeira em sua rotina diária.
Todos os elementos que o compõem resultam em números cifrados. São vendas, compras, estoque, fornecedores, funcionários. Vamos apresentar, abaixo, alguns dos principais pontos a serem analisados para entender qual a melhor solução para o seu negócio.
Automatizar para competir
O dia a dia do comércio é robusto e cheio de surpresas. Por isso a necessidade de automatizar o máximo de processos possíveis. Somente assim, o empreendedor poderá ter tempo para criar estratégia de vendas para alavancar seu negócio.
Nesse sentido, as soluções tecnológicas devem ser buscadas a todo o momento, e implementadas na medida do possível.
Melhor custo benefício
Hoje em dia, como o avanço da computação em nuvem e da alta oferta de internet banda larga, é possível aderir a soluções com baixo custo. É possível encontrar soluções com valor inferior ou igual as tradicionais maquininhas de cartão.
Nesse sentido, a TEF tornou-se uma das melhores soluções que existem no mercado para negócios emergentes ou novos, seja no âmbito físico ou digital.
Solução ideal
Não adianta implementar a melhor ferramenta se ela não atende às demandas do seu negócio.
Por isso, é sempre bom conversar com a sua equipe comercial e de tecnologia para, juntos, decidirem pela melhor tecnologia para seu varejo.
Atendimento 24 horas
É importante buscar uma empresa de tecnologia que ajude na implantação e na manutenção do sistema.
Somente assim, ele poderá rodar com a eficiência necessária para cumprir as tarefas e entregar resultados positivos.
Sistema compatível
Esse helpdesk permanente, inclusive, poderá ajudar a ajustar detalhes que potencializam sua solução. Pois nem sempre seu PDV estará alinhado em todos os aspectos com um sistema TEF, por exemplo.
Claro que, pelo caráter integrador, essa solução tende a se adequar com mais rapidez e facilidade que outras.
Portanto, você empreendedor que ainda tem dúvidas sobre a melhor maneira de receber pagamentos e efetuar transações, separe um tempo e conheça o nosso serviço. Desenvolvemos a melhor solução para seu negócio.
A Tedsys é uma empresa de soluções em tecnologia para a gestão no varejo e pode te ajudar a implantar a TEF no seu negócio. Conheça nossas soluções.
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