Não é de hoje que o uso de um bom sistema de gestão se tornou essencial no dia a dia das empresas, afinal, cada vez mais o mundo dos negócios exige soluções que tragam benefícios como agilidade, eficiência e segurança.
Mas você sabe o que é um sistema de gestão e quais suas vantagens na prática?
Neste artigo apresentamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto – desde os tipos mais utilizados até os principais usos para simplificar a rotina do seu empreendimento.
Acompanhe a leitura e aprenda a escolher o sistema de gestão mais adequado às suas necessidades!
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O que é um sistema de gestão
De forma resumida, podemos explicar o sistema de gestão como um programa para simplificar o gerenciamento de tarefas em diferentes setores da empresa.
Essa solução se mostra essencial para negócios de todos os portes – das microempresas até grandes corporações e indústrias.
Atualmente existem opções de sistema de gestão empresarial com ampla variedade de funcionalidades, permitindo que o empresário controle tudo de modo unificado. Bastam alguns cliques para acessar diferentes setores do negócio e executar tarefas em pouco tempo.
O software beneficia especialmente o varejo físico e online, pois garante agilidade e precisão às operações de vendas.
Assim, torna muito mais assertiva a gestão de estoque, a emissão de documentos fiscais (NF-e, NFC-e, boletos), o controle de PDV, os relatórios, entre outros pontos que falaremos detalhadamente nos tópicos adiante.
Sistema de gestão na nuvem x sistema de gestão local (on-premise)
Um detalhe importante que você precisa saber: existe sistema de gestão na nuvem (online) e sistema de gestão local (on-premise). É preciso conhecer as diferenças entre eles antes de escolher.
O sistema local é facilmente personalizável, muitas vezes criado para empresas com demandas bastante específicas, redes e franquias. Parece super vantajoso, mas vem perdendo espaço por causa de desvantagens como:
- Exige instalação e, em alguns casos, hardwares dedicados exclusivamente para operar o sistema;
- Atualizações e ajustes limitados;
- Acabam ocupando espaço físico;
- Custo de desenvolvimento, implementação e manutenção elevados;
- Maior vulnerabilidade dos dados a ataques de hackers e imprevistos como sinistros, furtos, quedas de energia, etc.
Já o sistema de gestão online ganha a preferência tanto de usuários novos quanto de experientes. Suas principais vantagens são:
- Facilidade de acesso: Não é necessário instalar programas no computador para operá-lo, basta fazer login por um dispositivo conectado à internet;
- Dinamismo: Facilidade para realizar atualizações, manutenção e suporte;
- Economia: Como não exige estruturas locais como máquinas, móveis e até mesmo salas específicas, reduz a necessidade de grandes investimentos;
- Integração com plataformas de loja virtual: Ótimo para quem atua no e-commerce;
- Forte segurança de dados: o sistema de gestão na nuvem costuma ter ótimos recursos de proteção, backup e privacidade;
- Recursos personalizáveis: Você pode contratar mais armazenamento ou funções adicionais quando sentir necessidade;
- Redução de erros humanos: Automatizar processos repetitivos, como preenchimento de dados;
- Soluções pensadas para diferentes segmentos: Pet Shop, lanchonete, autopeças, entre outros;
- Liberdade de uso: O sistema de gestão online se mantém sempre ativo, permitindo acesso e uso todos os dias, a qualquer hora.
Agora você já sabe o que é um sistema de gestão empresarial e quais as diferenças entre os modelos na nuvem e on-premise. Mas talvez esteja se perguntando: “será que preciso desse software no meu negócio”?
Se você ainda não tem essa solução, provavelmente precisa! Confira o porquê no tópico a seguir.
Por que sua empresa precisa de um sistema de gestão?
Independentemente do segmento, organização é um requisito para qualquer varejista que deseja manter sua operação prosperando. Isso porque, se não houver um bom controle desde o início, a tendência é que as falhas se transformem em uma bola de neve.
Além de estagnar o crescimento, a longo prazo, esses descuidos podem ser fatais para a saúde do negócio.
É aí que entra o sistema de gestão empresarial, uma solução eficiente e acessível para você administrar diversas informações em um só lugar. Entradas e saídas do estoque, fluxo de vendas, frente de caixa, financeiro, logística e relatórios fazem parte da rotina do varejo.
O software torna possível controlar todas essas demandas com apenas alguns cliques. Assim fica bem mais fácil dizer “adeus” às planilhas e arquivos que mais atrapalham do que ajudam!
Tempo vale ouro
Ao lado da organização, existe outro benefício valioso que o sistema oferece: otimização de tempo. Para os funcionários, significa produtividade (atender um fluxo maior de clientes com mais rapidez e menos erros operacionais).
Já para gestores, essa economia de tempo permite focar em ações analíticas. Por exemplo: negociar com fornecedores, reformular o portfólio de produtos, buscar novas parcerias, estudar outros mercados, planejar promoções e alinhar o posicionamento de marketing.
Continue a leitura deste artigo e conheça detalhadamente as principais vantagens do sistema de gestão empresarial
Conheça as vantagens do sistema de gestão
Não é exagero afirmar que o software de gestão é a peça-chave para otimizar a administração de um negócio de ponta a ponta. Todo mundo se beneficia: gestores ganham tempo, funcionários se tornam mais produtivos e clientes recebem um atendimento mais ágil.
Mas, afinal, como esse sistema de fato simplifica o dia a dia? Quais as vantagens aplicadas à realidade dos empresários? Descubra a seguir!
Melhorias no controle financeiro
Atualmente você sabe exatamente quanto sua empresa tem em caixa? Conhece a relação de contas a pagar e a receber? Consegue identificar o faturamento, a margem de lucro e a porcentagem de comissões?
Com o sistema de gestão é possível manter o controle financeiro atualizado e consultá-lo rapidamente sempre que precisar.
Digamos que você gerencia uma loja com grande fluxo diário de operações, como Pet Shop ou papelaria. No fim do dia, ao fechar o caixa, as contas obrigatoriamente precisam estar corretas.
Acontece que negócios que sem um bom software empresarial estão muito mais propensos a erros.
Notas fiscais duplicadas, omitidas ou com erro de digitação; boletos vencidos; produtos que não receberam baixa no estoque e crediários não faturados são equívocos que podem ser evitados.
Portanto, um dos principais benefícios do sistema de gestão é melhorar o controle financeiro da empresa.
Gestão de estoque
Todo gestor precisa conhecer seu estoque – isso é fato. Infelizmente, os casos de estoque mal gerenciado ainda são bastante comuns.
Quem trabalha com alimentos perecíveis (loja de produtos naturais, lanchonete, etc.) e itens sazonais (como moda e calçados) precisa de atenção redobrada com o armazenamento.
No caso dos alimentos e cosméticos, a data de validade deve SEMPRE ser respeitada. O sistema de gestão proporciona um controle preciso do estoque, evitando que você compre lotes em excesso.
Além disso, possibilita identificar produtos encalhados e próximos de vencer – para evitar prejuízos maiores, aplique descontos atrativos e minimize as perdas.
Quanto aos produtos sazonais (roupas, calçados, acessórios), o segredo é abastecer o estoque com base no histórico de consumo dos seus clientes. Para isso, basta consultar os relatórios pelo próprio sistema de gestão empresarial.
Lembre-se: o software é eficiente, mas não trabalha sozinho. Tanto gestor quanto operadores devem manter os dados atualizados.
Aumento nas vendas
Com todos os setores da empresa organizados, especialmente a gestão de estoque e o controle financeiro, cria-se condições favoráveis para o aumento nas vendas.
A lógica é simples: quanto mais você conhece sobre seu negócio, mais assertivas podem ser as estratégias.
Aproveite ao máximo as funcionalidades do sistema de gestão para analisar oportunidades, consertar erros e criar planos de ação.
Indicadores de resultados
Um bom sistema de gestão oferece relatórios e indicadores de resultados detalhados. Dê preferência a um software que utiliza Business Intelligence (BI), pois essa ferramenta elabora relatórios gerenciais completos e inteligentes.
Com esse diferencial você monitora vendas, tíquete médio, histórico, desempenho por loja e vendedor, entre outros filtros.
Segurança e controle
Se uma queda de energia danificar o computador utilizado para realizar as vendas, você não precisa cancelar o expediente. O acesso ao sistema de gestão online é via internet, ou seja, ligue outro dispositivo e continue operando. Isso é segurança!
Quanto ao controle, não precisa se preocupar: os logins têm acesso a setores previamente estabelecidos pelo gestor. Nesse sentido, é possível fornecer dados diferentes a gerentes e vendedores.
Principais tipos de sistemas
Ao contrário do que muita gente pensa, não existe apenas um tipo de sistema de gestão. Atualmente o mercado conta com soluções pensadas para resolver diferentes problemas. Veja quais os mais comuns.
CRM
O Customer Relationship Management (CRM) é indicado para fazer a gestão de relacionamento com o cliente, facilitando a comunicação entre empresas e pessoas. Ele reúne dados relevantes do funil de vendas, servindo como suporte à equipe comercial.
Os insights fornecidos pelo CRM são: previsão das vendas; otimização da relação com o consumidor; redução das taxas de cancelamento e abandono do carrinho (no e-commerce); histórico dos contatos com clientes; dados relevantes para campanhas de vendas mais assertivas.
ERP
O Enterprise Resource Planning (ERP) é o software voltado para o planejamento de recursos da empresa.
Seu uso é mais operacional: emissão de nota fiscal eletrônica, geração de boleto, controle logístico, gestão do estoque, pagamentos diversos, informações sobre funcionários (RH).
No entanto, também realiza armazenamento de dados importantes – sendo aliado no planejamento financeiro, nas estratégias e na contabilidade.
PDV ou POS
PDV é o sistema com foco em funcionalidades para o ponto de venda, ou seja, é utilizado para comércio físico (lojas, lanchonetes, empórios, autopeças, pet shops, entre outros).
Os procedimentos mais comuns no dia a dia, atendidos pelo sistema PDV, são: registro de mercadorias; cadastro de clientes e fornecedores; emissão de notas (NF-e e NFC-e); troca e devolução de produtos; rotinas de caixa.
No momento em que o operador realiza a venda, o software cruza os dados armazenados para registrar a baixa no estoque automaticamente e contabilizar a comissão do vendedor (quando houver).
Essa solução é excelente para padronizar as operações no varejo.
RMS
Já o Retail Management System (RMS) foi desenvolvido especificamente para o varejo. Um dos seus principais usos, por exemplo, é em grandes supermercados e empresas automotivas, pois contém funcionalidades completas para esse tipo de negócio.
Saiba mais detalhes sobre esse sistema no tópico a seguir.
Sistema de gestão para varejo (RMS)
Como você pode perceber, existem muitas opções de software no mercado – desde os mais básicos, passando pelos genéricos até os específicos para nicho. De todo modo, seja qual for o sistema de gestão contratado, a finalidade é a mesma: integrar e automatizar processos.
Em muitos casos, o ideal é escolher um sistema de gestão para varejo, tornando o dia a dia da operação mais rápido, eficiente e lucrativo. Veja as particularidades desse tipo de software:
- Redução de custos;
- Diminuição de falhas operacionais;
- Escolher as funcionalidades mais importantes para o modelo de negócio;
- Redução de tarefas repetitivas e aumento de produtividade;
- Melhor controle financeiro;
- Mensuração de vendas (entradas e saídas do caixa);
- Gestão exata do estoque, compras e frente de caixa;
- Controle de contas a pagar e receber (consequentemente, redução de inadimplência);
- Automatização de pagamentos recorrentes;
- Fácil gestão tributária;
- Cadastros de clientes, produtos, fornecedores e operadoras de logística;
- Acompanhamento de prazos de validade (consulta aos lotes);
- Emissão de boleto, Nota Fiscal eletrônica e Nota Fiscal de Consumidor eletrônica.
Como saber quando você precisa de um sistema de gestão
Toda empresa pode se beneficiar do sistema de gestão – inclusive Microempreendedor Individual (MEI) que trabalha com vendas de produtos. Tanto que, atualmente, já existe sistema de gestão para pequenas empresas.
Essa é uma opção simples, acessível e igualmente eficiente.
Mas como saber o momento de investir nessa solução? A resposta é simples: quando você quiser profissionalizar e qualificar o gerenciamento do seu negócio!
Claro que existem alguns filtros. Se a empresa tem um fluxo de vendas muito pequeno, com poucas emissões mensais de nota fiscal, estoque enxuto e poucos ou nenhum funcionário, talvez seja mais vantajoso apostar apenas numa otimização da rotina e do tempo.
Conforme a operação expandir, aí sim será hora de contratar um bom sistema de gestão.
Outra análise que pode ajudá-lo: conheço meu negócio suficientemente? Se a resposta for não, é provável que precise contratar um software empresarial – seja qual for o porte da operação. Essa reflexão vale tanto para o comércio físico quanto para lojas virtuais.
Como escolher o melhor sistema de gestão para sua empresa
Se você chegou até este tópico é porque realmente está interessado em ter sistema de gestão. Confira os pontos que deve analisar antes de contratar o software, assim escolherá a solução com mais certeza.
- Número de usuários/logins;
- Limite de notas fiscais emitidas por mês;
- Capacidade de armazenamento em nuvem;
- Compatibilidade com certificado digital A1 ou A3 (para emissão de documentos);
- Possibilidade de contratar serviços adicionais (conforme a empresa cresce, precisará de mais espaço na nuvem e acessos, por exemplo);
- Número de PDVs (esse detalhe faz toda a diferença para franquias e redes);
- Integração com plataformas de loja virtual (detalhe importante para quem já vende ou pretende ingressar no e-commerce);
- Atualizações e backup;
- Suporte técnico (é comum haver dúvidas durante o uso do sistema, então certifique-se de que a empresa conta com equipe de atendimento);
- Zero taxa de adesão e ativação.
Quem usa Tedsys sai na frente
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